もうPPTは不要、優れたデータ分析レポートテンプレート

ビジネスの世界では、データ分析レポートは意思決定の重要な基礎となりますが、魅力的で詳細なレポートを書くことは芸術です。この記事で紹介したレポート作成のアイデアやシナリオは、職場の誰にとっても非常に役立ちます。

多くの学生が同じような問題を抱えています。データ分析レポートを一生懸命書いても、誰も読んでくれないのです。ライブデータ分析レポートを提供すると、最大 10 分以内に、これらのユーザーが携帯電話を取り出して楽しく遊び始めることがわかります。

なぜ？ ！

これはレポートの書き方から始めなければなりません。

データ分析レポートには、お客様が質問して私が回答する方法と、私が話し、お客様が聞く方法の 2 つのモードがあります。質問されて私が答えれば、相手が提起した質問に答えることになるため、当然注目されることになります。現時点では、誰もレポートを読んでいないのではなく、人々がレポートに欠点を見つけているのです。 Q&A形式のレポートについては前回の記事をご覧ください：優れたデータ分析レポートはこう書くべきだ！

誰も読まないレポートは、多くの場合、「私が話し、あなたが聞く」タイプのものです。はい、最も体力を要するのに最も人気のない、売上/製品/業務に関する日次、週次、月次、四半期、半年、年次レポートです。

今日は、このような状況で具体的に何をすべきかをお伝えします。処理する必要があるレポート データが次のとおりであるとします。読んだ後、少し考えてみてください。他の人が喜んで聞いてくれるようにするには、どのように報告すればよいでしょうか?

01 他人に耳を傾けてもらうためのヒント

残酷な真実は、データは重要であり、多くの人が毎日データを見る必要があるが、データは仕事のほんの一部に過ぎないということです。そのため、ほとんどの場合、私はそれをただ見るだけで、真剣に受け止めません。

まるでトイレに行くような感じです。トイレに行くことはとても重要です。私たちは毎日トイレに行く必要があります。急いでいるときにトイレが見つからないと本当にイライラしますが、トイレの細かいことは気にしません。トイレに行ったときに、誰かがあなたの隣に立って「今日のトイレットペーパーは150枚あります。昨日より50％多いです」と言ったら、あなたは絶対に聞く気も起きず、おそらく排便すらできないでしょう。

ない限り……

彼が言ったのが「トイレの糞穴が爆発した！ そこには入らないで！」でない限り、誰かがこれを聞いた可能性は 100% です。そして、あなたが侵入する前に彼はそれを言わなければなりません。そうしないと、ドアを押し開けてそのような壮大な光景を目にしたときに、あなたは間違いなく怒りのあまり悪態をつきたくなるでしょうし、おそらく不動産会社の電話に電話をかけまくることになるでしょう。

他の人にレポートを聞いてもらうためにも同じ秘訣が当てはまります。つまり、人々が関心を持っている事柄について話し、無意味なおしゃべりを減らすことです。

つまり、人々が間違いなく耳を傾けるシナリオは 4 つあります。

1. 初めてオフィスビルに到着すると、管理会社から次のような案内があります。「ここにはトイレが 2 つあり、左側の小さなトイレのほうが数が少ないです。」もう 1 つは右側にありますが、端まで歩かなければなりません。まだ到着したばかりなので、詳しく説明しても問題ありません。むしろ、サービスがとても良いと感じます。

2. トイレピットが爆発するなど、トイレに不具合がある。この時点で、他の人が立ち入る前にできるだけ早くドアに大きな「立ち入り禁止」の看板を立てなければなりません。急いでいる人が駆け寄ってきたときにも、「同じ場所にあるので、先に2階のトイレに行っておいてください」と言えば、きっと嬉しくて涙を流すほど感謝してくれるはずです。

3. トイレは大丈夫です。このとき、ドアの前に立って意味のない話をする必要はありません。「清掃済みでご利用いただけます」という看板を立てるだけで十分です。みんなに見せるだけ、それだけです。

4. 物件管理者がトイレの運用状況を把握できるようになります。不動産管理会社がこの件の責任を負っているため、大騒ぎすべき時期です。何か問題がありましたらご報告ください。問題がないとすれば、それは明らかにされなければなりません。今月、トイレは30日間問題なく作動し、トイレットペーパーの使用量は30％減少し、苦情の数は20％減少しました。担当者はいつもこれを聞くのが好きです。

では、すべてのヒントがここにあります。それらを企業でどのように適用するかを見てみましょう。

02 4つの主要な報告シナリオ

積極的な報告を行い、人々に耳を傾けてもらいたい場合は、4 つのシナリオを把握する必要があります。

シーン1: 最初の報告

(上記の例を参照) すべてのレポートは、初めて人々の前に公開されます。このレポートは将来何度も登場するでしょうが、今日まで誰も見たことがありません。ですから、まずは過去 10 日間の基本的な状況を説明する必要があります。

指標は 1 つ (パフォーマンス)、ディメンションは 3 つ (週、日、製品タイプ) あります。したがって、概要について話すときは、全体から詳細まで、一度に 1 つの側面について話す必要があります。最初は誰も何も知らないので、あまり言葉にこだわる必要はありません。あまりに少なく言うと、人々は混乱してしまいます。次の図のように表すことができます。

シナリオ2: 安全報告

日報となると、多くの新人は習慣的に No.11 のような書き方をするでしょう。官僚的な企業の中には、この形式を数年間引き継ぐところもあります。当然ながら、最終的な結果は誰も見ないということになります。なぜ？ 12日から定期的に更新されているため、その後のデータの傾向は実際には以前と似ています。

この時に長々と喋り続けると、毎日「スマホをいじるのはやめなさい」「起きて運動しなさい」と言っている嫌な年老いた母親のようになるので、そんなに長々と話す必要はありません。単に次のように書いてください: 12 日の 1 日のパフォーマンスは 500 で、異常はありませんでした。それはいいです。それはまるで、古代の時代劇の夜警が「空は高く、空気は乾燥している、火には気をつけろ、すべては大丈夫、ドゥアン！」と叫んでいるように聞こえませんか。ドゥアンドゥアン！ …そんな感じです。

笑わないでください。安全であることも報告する必要がある。善と悪は相対的なものなので、何が善であるかを明確に識別できれば、何が悪いかがわかります。明確なベンチマークを確立することは、状況を判断するのに非常に役立ちます。

シナリオ 3: 問題の報告

問題がある場合には報告する必要があることは誰もが知っていますが、問題は、問題があるかどうかをどうやって知るかということです。下の図に示すように、今週何かが間違っていたことは誰もが知っていますが、どの時点で声を上げ、どのように声を上げればよいのでしょうか。

一般的なキーポイントと叫び方は次のとおりです。

それを読んで、多くの生徒が「すごい！」と言いました。問題に遭遇したときに多くのヒントを提供することができます。それは確かに本当です。状況が緊迫するほど、データによるサポートが必要になりますが、現時点では、データが多すぎるということは決してありません。ほとんどの日常的なレポートは温度計のようなもので、問題を示しても解決しません。そのため、問題を発見したときには、Excel シートに限定せず、積極的に業務を展開していくことが重要です。

問題に遭遇したとき、ビジネス部門は「50% 低下」や「300 まで低下」といったナンセンスな話を聞きたくありません。彼らが最も聞きたいことは次のとおりです。

• 私に何ができる？
• いくら投資できますか？
• どれくらいやればいいですか？

そのため、リスクが指摘される場合でも、詳細を追記する必要があります。詳細については、上記の例を参照してください。

シナリオ4: 概要レポート

注: 概要レポートの場合、責任者と関係者によって異なるため、すべての概要が長くする必要はありません。要約レポートを作成するときは、まず「よくできました」と表現するのか、「問題があります」と表現するのかなど、トーンを設定する必要があります。全体的なトーンが決まれば、詳細は簡単に決定できます。

03 必要な基礎的な宿題

4 つの主要なシナリオを理解した後、データを見るだけでは優れたレポートを作成することは基本的に不可能であることがわかりました。データが出る前に、もっと勉強する必要がある。例えば：

• ビジネスの背景を理解する
• ビジネス目標を理解する
• コミュニケーションを取りたい相手を特定する
• 彼がデータや状況についてどれだけ知っているかを事前に知る
• データに関する基本的な判断力
• 問題についてある程度理解している
• 重要な問題に関する徹底的な調査

これが、口を開いた瞬間に聴衆を惹きつける唯一の方法です。カッコウのように「前年比…前年比…前月比…前月比」とだけ言うのではなく

もちろん、レポートを聞くとき、聴衆が異なれば焦点も異なります。たとえば、上司、中間管理職、現場の従業員の間には明らかな違いがあります。技術的なバックグラウンドを持つ人とビジネスのバックグラウンドを持つ人の間には違いがあり、意思決定のスタイルも影響を与えます。しかし、これらは基本的な作業をうまく行った後の単なるおまけにすぎません。新入生はやはり基礎から始めなければなりません。後ほどゆっくりシェアさせていただきます。