職場の年末総括はこうやって書こう、怠けず、横にならない、損しない

この時期、職場のほとんどの人は年末の総括という課題に直面する必要があります。では、職場の人間として、年末総括表の書き方とその重要性を本当に理解していますか?この記事では、著者が、思考を広げるのに役立つ年末のまとめの書き方を段階的に説明します。見てみましょう。

毎年年末や年始になると、職場の多くの人が避けられない問題、つまり年末総括に直面します。

年末の総括は功績を認められるための手段ですか?責任転嫁ですか？それともそれは形式主義の一種なのでしょうか?

どちらでもない。年末の総括は仕事の価値を伝えるための重要な基礎となります。

急いで反論しないでください。考えてみてください。一生懸命仕事を終えたのに、自慢されたり不利な立場に立たされるのが怖くて、上司と対面したときに黙ってしまったことはありませんか?隣でサボっている同僚が話しているのを見ると、羨ましさと憤りが入り混じった気持ちになります。

上司の考えでは、年末の総括さえうまく書けないような人間が、日々の業務で良い成果を出すことは期待できないだろう。本当に仕事をやり遂げる人は、自分の仕事の価値をうまく管理します。

• この心理的障壁を克服し、職場で沈黙の働き者になることを拒否するにはどうすればよいでしょうか?
• 良い年末総括とはどのようなものでしょうか?スペースは多ければ多いほど良いのでしょうか?会社から提供された8部構成のフォーマットをコピーすることは有用ですか?
• 年末の振り返りも魅力的なストーリーとして書けることをご存知ですか?
• 自分自身を報告するときに、重要なポイントに焦点を当てて価値を示すにはどうすればよいでしょうか?
• 他の人が報告しているときに、リーダーに好印象を与えるためにどのように質問すればよいでしょうか?

インターネットの反ロールファイターであり、職場の文書専門家である私が、今日は「転ばず、横ばいにせず、損をせず」、2023年を完璧に終わらせ、2024年に素晴らしいスタートを切るための年末総括の書き方を段階的にお教えします。

では、早速本文に移りましょう。楽しむ：

1. 書く前に：あまり頑固にならないこと

1. 要約の重要性を理解する

日報、週報、月報、会議、日常のコミュニケーションなど、実際にはすべて情報の伝達と転送が目的です。

コミュニケーションの頻度、習慣、論理的な違いによって、仕事の価値管理のレベルが決まり、職場での私たちの成長のレベルも大きく決まります。

特に、普段は目立たないところで仕事をしており、頻繁に報告する習慣や機会がない職場の人たちにとって、年末総括表は掴む価値のあるテストペーパーです。 （年末ボーナスと連動していることは言うまでもありません）

要約がうまくできない根本的な理由は、能力や実績のせいではなく、要約を書く前の間違った考え方、つまり要約は面倒で形式的なものだとみなされていることにあります。

そのような抵抗的な精神では、良い要約を作成することは不可能です。結局、時間を無駄にするだけでなく、感情的な労働もしなければならなくなり、肉体的にも精神的にも疲れてしまいます。

実際、私たちの組織の年末総括がいかに「形式的」であったとしても、総括に参加する人々は、そこから何か新しいものを得ることを望んでいます（それは、彼にとって、上層部に報告するためのリソースにもなり得ます）。

したがって、年末総括の重要性は明らかです。上司に対して年間の仕事の成果をまとめ、コミュニケーションを強化して情報を同期し、上司からのフィードバックを得て、さらにリソースのサポートに努めることができます。

2. 要約の誤解を避ける

要約の重要性を理解した今、私たちは自分の功績を誇張して主張するべきでしょうか?それとも問題を回避しますか?

どちらにしても、次のような誤解を避けるように注意する必要があります。

3.相手の視点で考え、要点を押さえる

まず、要約が誰に向けたもので、誰がそれを聞くのかを理解する必要があります。別の視点から考えてみましょう:

上司にとって:チームが 1 年間に多くのことを行っているのを見て、どれが効果的でどれが効果的でないかを把握し、仕事の焦点を調整して適切かつ効果的なことを継続し、会社の内部および外部のリソースを再配分する必要があります。

直属の上司の場合:通常、上司の下には多くの従業員がおり、チーム内で誰が最も有用で、最も潜在能力が高いかを把握する必要があります。これは、翌年のパフォーマンス出力に関係するためです。より強力な人材プールを構築するために、優れた人材に機会を与え、平凡な人材を排除すべきである。

したがって、報告オブジェクトをその反対として扱う必要はありません。自分たちが有能な人材であれば、良い評価を受け、年末の業績で不当な扱いを受けることはないと信じなければなりません。同様に、不当な扱いを受けた場合は、転職して別の仕事を探してください。これは、要約資料を改良し、履歴書を修正する良い機会になります。

2. ライティング：いくつかのトリックを隠します

1. 科学的な報告構造から始めましょう

科学的なレポート構造とは、年末の要約を書く際に、文章全体が論理的で体系的であり、情報を明確に伝え、対象読者の興味を喚起できるように、内容を合理的に構成する必要があることを意味します。

長ければ長いほど良いというわけではありません（議論文になると眠たげになってしまいます）。また、会社の決まりきった形式を真似する必要もありません（決まりきった内容になり、創造性が欠けてしまいます）。

誰もが物語を聞くこと、挑戦を聞くこと、意外な展開を聞くこと、次のエピソードの予告を聞くことが大好きです。科学的な観点から見ると、物語を聞くと、脳の複数の領域（言語処理、知覚、感情、記憶）が同時に活性化されます。この統合された活性化は、情報の吸収と記憶を改善し、ストーリーを理解して記憶しやすくなります。

したがって、年末の総括も科学的かつユニークなストーリーとしてまとめることができます。

1. はじめに

要約の冒頭では、まず業務目標を紹介し、完了状況をまとめ、チーム内での自分の仕事の位置づけを説明して、上司が明確に理解できるようにします。

2. 課題と困難

企業が直面している外部の課題と内部の困難について、ストーリーを語り始め、上司にその役割を担わせます。

外部課題には、業界の課題、市場環境、競合他社の動向が含まれます。内部的な困難には、このビジネスにおいて会社とチームが直面している困難が含まれます。

3. 対策

ここで物語の転換点が訪れます。問題を解決するための独自のアイデアとその解決方法を説明してください。こうすることで、自分の仕事とコアビジネスとの関係が一目でわかるようになります。

4. 業績と組織への貢献

物語のクライマックス: 重要な貢献の再述。ただし、上司がコアアクションとハイライトを思い出せるように、ビジネス OKR 関連のデータと他のいくつかのコアプロジェクトの進捗状況を詳細に記述する必要があります。

あなたの会社がチームに方法論的な出力とミドルオフィスのサポートを提供している場合は、ここで報告することもできます。

（V）今後の展望

物語の最後には、次のエピソードのプレビューを忘れずにチェックしてください。もっと見たくなるはずです。

したがって、今年の状況について話した後は、来年の計画についても簡単に触れて、上司にビジネスについて前向きに考えていることを知らせる必要があります。上司から質問があったら、すぐに答えて話し合いを始めることができます。

2. 常に結論を先に述べることを忘れない

結論を最初に置きます。つまり、最も重要な情報を最初に置き、「逆ピラミッド」構造を使用して要約を提示します。

一般的に、人が一度に受け取る情報の量は 7 ポイントを超えてはならず、3 ポイントが最適です。

最初に結論を出し、自分の意図や考えをはっきりと表現し、それを一文ずつ検証して説明すれば、誤解を招くことなく、脳が主要な核心的な考えや内容をできるだけ早く思い出すことができます。

最初に結論を出せないと、さまざまな背景、対立、要素、議論、推論などの情報で脳がいっぱいになり、後続の意見内容や要点を受け入れる余裕がなくなります。

したがって、テキスト全体の冒頭であろうと段落の冒頭であろうと、重要なポイントは太字にして強調する必要があります。たとえば、「XX 対策によってもたらされた結果について」という説明ではなく、「XX データに関する洞察、および XX 対策を通じて、XX データが大幅に改善されました」という説明を使用します。

3. 細かいことにこだわりすぎない

年末の要約におけるもう 1 つの重要な原則は、細かい点 (タイプミス、グラフ内の不正確なデータなど) によってポイントが損なわれないようにすることです。要約に詳細が多すぎると、レポートの構成と内容が優れていても、報告先の人が批判的になり、軽微なミスによって誤った判断を下す可能性があります。

言葉の代わりに画像を使用する:画像は視覚的に効果的に情報を伝達する手段です。データ、傾向、関係性などを提示する必要がある場合は、長いテキストの説明ではなくグラフの使用を検討できます。たとえば、棒グラフ、折れ線グラフ、円グラフを使用すると、データの変化や比較を明確に示すことができます。

長い文ではなく短い文を使用する:意見を述べたり事実を説明したりするときは、短く簡潔で明確な文を使用するようにしてください。長い文は主題を理解しにくくしたり、あいまいさを招きやすくしたりする可能性があります。短く簡潔な文章を使用すると、メッセージがより明確になり、理解しやすくなります。また、文の複雑さが増すのを避けるために、修飾語や節を使いすぎないようにしましょう。

3. 書いた後：大胆に伝える

年末のまとめを提出するだけでは不十分な場合は、それを公開で報告したり、集団でレビューしてもらう必要もあります。そして、書いた後のフィードバックも同様に重要です。自己満足を避けるだけでなく、余分な部分を排除し、要約の本質を保ち、最後の仕上げを加えることもできます。

1. 報告するときは、誠実かつ簡潔に行い、虚偽や中身のない報告は避けてください。

近年、職場の専門用語が流行しており、「言葉の芸術」を習得することが現代の職場で生き残るために不可欠なスキルであると冗談めかして言われています。

2023年末の興行ダークホース『年会期終わらない』は、「人員削減と拡張計画」「調整の細分化」「根底にある論理の解明」「パンチの組み合わせがうまい」「合理的な最適化」…年初スクリーンを席巻するホットワードとなった。

インターネット業界のいたるところで見られるこの一連の示唆に富んだ「専門用語」は、職場に入ったばかり、または転職したばかりの多くの新人を混乱させ、自信をなくさせ、急いでそれを学んで適用しようとさせます。

実際、このトリックは、社内の同僚を騙すのはもちろんのこと、インターネット以外の関係者を騙すのに使用された場合も批判されるでしょう。

一つの蟻の穴のせいで千里の旅が台無しになることもある。報告する際には、簡潔かつ誠実であること、そして人間の言葉で話すことにも重点を置くべきです。具体的な事例とデータを組み合わせることで、レポートの説得力と信頼性を高めることができます。

• 今年はxxレベルのプロジェクトにいくつか参加しましたが、結果はどうでしたか？
• 成長率、GMV など、どれだけのパフォーマンスを生み出したか。
• 配送が安定し、全体的なユーザー満足度が向上しました。
• プロセスを最適化し、効率を向上させ、コストを削減しました。
• 私は会社内で何かをサポートし、いくつかの重要な成果を達成します。
• パフォーマンス管理（パフォーマンス目標、パフォーマンス設計、パフォーマンス評価）
• 人材階層（入社、退職、正規化、昇進、チームの安定性）
• トレーニング サポート (トレーニングとガイダンス、テンプレートと校正、プロセスとツール、リソース管理)。
• 過去 1 年間の成長 (ハード スキルの向上、ソフト スキルの向上、および対応する成果)。
• 現在の自分自身の評価（会社の職務要件に合致し、そのポジションに最も適していることを示す仕事上の証拠）
• 将来の改善計画（改善目標、計画、およびアクションの次のステップ）

2. 他の人の報告を聞き、積極的に質問し、上司に好印象を与える

優れた年末総括は、個人の概要レポートであるだけでなく、組織のレビューでもあります。美団の創業者、王慧文氏はかつて、組織レビューの長期的な価値は短期的な結果よりもはるかに大きいと強調した。

組織内の他の人からの報告を聞いているときに気が散ってしまいますか?それともまだ真剣に投資していますか?

実は、これは積極的に質問し、自分の関心や考えを示す機会でもあり、他の人の仕事に対する理解を深めるだけでなく、上司があなたに対してより多くの印象と認識を持つようにもなります。

以下の質問をし続けると、周りのほとんどの人を上回ることができるでしょう。

以上が職場の年末総括ガイドの内容です。慢心せず、不利にならないよう、何かを得て、美しい総括ができて、今年の努力に見合うものになることを願っています！

著者: Jiayu Jiarou、WeChat 公開アカウント: Jiayu Jiarou のノート