なぜ効率が改善できないのでしょうか?タスク思考が欠如しているから

この記事は、物事を効率的に行うことから始まり、物事を効率的に行うための秘訣、つまりタスク思考についてまとめています。仕事の効率を上げたい学生におすすめです。

どうすれば効率的になれるのかと多くの人から尋ねられました。秘密はただ一つ、「タスク思考」です。

これに関しては、人によって理解が異なります。狭義では、タスク思考とは、タスクに直面したときの思考方法です。こう理解すれば、合格点だけを追い求めるのと同じように、どうやってそれを完了するかということに焦点が当てられます。 60 ポイントあれば十分であり、1 ポイント以上はリソースの無駄です。私がタスク思考として理解しているのは、積極的な思考モードです。

これは、外部からの要求なしに「私」が脳に積極的に指示を出すプロセスであり、常に自分自身を特定の目標に導き、解決策を模索するプロセスを重視しています。

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なぜタスク思考に頼るのでしょうか?脳は信頼できないからです。

簡単な例を挙げてみましょう。ある日突然、短いビデオを見て、ブロガーの見事な体型に感銘を受け、明日から運動を始めることを誓います。具体的な行動計画がなければ、各ステップでやりたいことの衝動はすぐに消えてしまいます。翌日になってもまだ覚えていたとしても、混乱してしまい、どこから始めればいいのか分からなくなってしまいます。

私もこれによく遭遇します。読書中に、著者が話しているトピックから突然インスピレーションが湧いたとしても、すぐにメモを開いて書き留めなければ、そのアイデアはすぐに忘れられてしまいます。

「いつもメモを取るのが嫌い」という古い習慣を変えて新しい習慣を確立するために、私は脳の効率に関する多くの科学文献を参考にし、2つの秘密を発見しました。

1. 思考は脳とは関係ない

ロンドン大学ユニバーシティ・カレッジの神経心理学者、クリス・フリス教授は興味深い見解を持っています。脳は無意識に情報を処理することが多く、個人的な感情も含め私たちが感じる世界は脳が作り出した幻想であると彼は語った。

フリスは、最小限の脳活動でも私たちの性格や世界に対する理解を形作ることができると信じています。

脳は情報を理解する能力が非常に高いため、たとえ少量の情報を与えられたとしても、豊かな理解と知識を生み出すことができます。脳が活発になりすぎると、理解が混乱し、結局何も理解できなくなってしまいます。たとえば、考えすぎて混乱してしまうこともあります。

この研究は南開大学の公式ウェブサイトで公開され、彼はそれについて「意識の創造：脳はいかにして精神世界を創造するか」という本も執筆した。

昔、人々は脳が受け取る情報が多ければ多いほど、思考能力が強くなると信じていました。実はそうではないんです。本当に高度な思考は、脳が受け取る情報の量ではなく、モデルを整理し、問題を解決するための枠組みを作成する能力に依存します。

より直感的な比喩は、脳は土地の一部のようなもので、思考能力はその土地に生えているさまざまな木のようなものだ、というものです。これらのツリーは、私たちが考え、問題を解決するために使用するさまざまなモデルのようなものです。

それぞれの木には独自の特性があり、それによって問題への対処方法が決まります。木が成長するために土壌から栄養分を吸収するのと同じように、私たちの思考パターンも脳から情報と知識を得ています。これは ChatGPT のトレーニングに少し似ています。さまざまな情報や知識を与えると、それを使って答えを導き出し、問題を解決します。

つまり、何かをうまく行うことは脳とは何の関係もありません。それを決定するのは思考モデルです。

2. 思考は自動的な物語である

オートナラティブとは何ですか?あまりにも日常的になりすぎて、考えなくても自然に起こるようになったもの。これらは過去の経験に基づく習慣を通じてゆっくりと形成され、後に脳によって自動化されます。合理的な物語は、脳の重要な領域である前頭前野に大きく依存しています。それはどのような役割を果たすのでしょうか? 2つの側面:

1. 合理性を向上させる
2. 一時的な情報処理

社会的な状況での計画、注意の制御、感情の表現に関しては、脳が最終決定権を持ちます。また、タスクを実行できるように、確認した情報をフィルタリングして一時的に保存します。これは面倒だ。なぜ？前頭葉が劇場の舞台のようなものだと想像してください。毎日、毎時間、あらゆる種類の情報をここに表示する必要があり、作業量は非常に膨大です。

したがって、物事を扱う際には優先順位の原則を採用し、より重要なものはデフォルトで並べ替えられています。あなたが合理的で独立した思考だと思っていることは、実は事前に準備されていたのです。

たとえば、朝に朝食を買うかどうかを検討しているとき、あなたの脳はすでに時間があるかどうか、遅れるかどうかを評価しています。つまり、表面的には、朝食を買うかどうかの選択肢を検討しているとき、実はあなたの脳は既に自分にとってもっと重要なことを考えているのです。
したがって、思考は自動的であり、私たちが毎日、あらゆる時期に行うすべての決定は、限られた枠組みの中で自動的に語られることになります。

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有限フレームは「ルール」として考えることができます。それは全体的な方向性を導いています。

朝、目覚まし時計が鳴り、起きて、洗面して、朝食を食べて、仕事に出かけます。プロセス全体は秩序ある枠組みの現れです。

毎朝起きるか歯を磨くかを決める必要はありません。これらの決定は固定され、日常生活の一部になります。

同様の物語の枠組みが機能しています。会社に行ってメールを処理したり、会議に出席したり、日々の業務をこなしたり、日々の業務のために誰に連絡を取ったりするなど、これらはすべて多くの思考エネルギーを必要とせず、習慣になっています。

その利点は何ですか?直接的な結果として、生活と仕事がより容易かつ効率的になります。

想像してみてください。経験豊富な UP ホストが、トピックの考案、撮影、編集、動画の公開方法など、固定されたワークフローを磨き上げており、各ステップが順序立てられています。この固定されたプロセスにより、ビデオ制作がほぼ自動化され、作業負荷が大幅に軽減されます。特定のリンクを微調整する必要がある場合でも、簡単に処理できます。これは習慣になりました。

同じ原理です。大規模な会議の準備をしているプロジェクト マネージャーで、すでに Feishu や DingTalk を使用して部門間の作業を管理することに慣れている場合は、この習慣によって自然に効率が向上します。人生にも同じような例が見つかります。多くの家族には独自のルールがあります。たとえば、家族は月曜日に徹底的に掃除をし、火曜日にその週の肉を買い、水曜日の夜にはテイクアウトを注文する代わりに自宅で料理をすることを定めます。

誰もが何をすべきかを知っており、自分の義務を果たします。このライフスタイルの習慣により、家の中の物事がより整理されます。

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限定された枠組みの中での物語にも明らかな欠点があります。最も直接的な現れ（行動と思考において）はパス依存性です。

なぜ？考えてみてください。私たちが初めて車の運転を習ったときのことを。当時は、ギアチェンジの仕方、スピードコントロールの仕方、方向指示器の点灯タイミングなど、インストラクターの指示に厳密に従っていました。最初に学んだ運転習慣は、時間が経つにつれてデフォルトの運転方法になりました。時間が経つにつれて、私たちはこうした学習者の運転習慣に過度に依存するようになります。

例えば、ビデオ撮影が得意なのに、ある日グラフィックデザインに転向するように言われたら、それは全く別の話です。動画や写真は似ているように見えますが、ワークフローや考え方は全く異なります。この時点で、新しい動作モデルを再構築する必要があります。いわゆるパス依存性は、物事がどんどんスムーズになっていくプロセスです。

最初は、問題を解決する良い方法を偶然見つけ、その方法が非常にうまく機能するため、それをどんどん使うようになるかもしれません。使えば使うほどこの方法に慣れ、効率も上がっていきます。

しかし問題は、このアプローチによって物語の構造が強化され、このパターンが一度形成されると、それを変更するのが非常に困難になることです。たとえば、通勤経路の物語構造では、ほとんどの人が 1 時間かけて地下鉄に乗り、小説を読むことに慣れている人もいれば、情報の流れをスクロールする人もいれば、音楽を聴いたりゲームをしたりする人もいます。夜、家に帰るという物語の構造では、ただ身なりを整えて寝るだけの人もいれば、顔を洗って歯を磨き、フェイスパックを塗ってコップ一杯の牛乳を飲む人もいます。これらはどれも見逃せません。

あなたは、自分が最も得意なことや最も簡単だと思うことにエネルギーを配分する傾向があります。将来、より良い方法に出会ったとしても、元の方法に慣れてしまっているため、新しい変更を試すことに消極的になるでしょう。

私の深い理解は、「書くこと」についての考察から生まれます。数え切れないほどの効率的な文章作成法を5年間読み続けた後、私はついに、本当の問題はその方法そのものではないことに気付きました。以前は、本当に腰を据えて執筆の準備ができたときだけ、執筆を検討していました。つまり、書くことは私の日常の物語の定期的な一部ではなく、あるいはそれらとはまったく関係がないのです。では、特定の時間に決まった方法でのみ書くことで、どのようにして執筆効率の向上が期待できるのでしょうか?

よく調べてみると、こうした固定された物語構造はほとんどどこにでも見られます。ちょうど、体重を減らしたいと思ったら、いつもそれについて話すだけであり、この「話すだけで実行しない」という物語構造が私たちに影響を与えています。断片化された時間の中で、無意識に携帯電話をチェックし、 「開いたらすぐにチェックする」という物語構造が深く根付いた習慣になっているのです。

面白いのは、以前、私たちの部署にトイレに携帯電話を持ち込むのが好きな友人がいたことです。携帯電話を持っていなかったときは、トイレにほんの少しの間しかいなかったが、携帯電話を持ってくると、30分間トイレにいられるようになった。これは物語構造でもあり、余暇時間を活用する方法でもあります。さらに悪いものもあります。ライブ放送中に買い物三昧になり、お買い得品を見つけるとすぐに買う人もいます。この無謀な買い物という物語構造は、不必要な消費につながる可能性があります。

誰もが独自のパス依存性において異なる物語構造を持っています。何も悪い事はありません。気持ちが楽になり、意思決定コストが減り、仕事や生活に影響がないので、続けられるようになります。
しかし問題は、この習慣によって新しい習慣を身につける能力が制限され、新しい習慣を身につけるのがさらに難しくなることです。なぜこのようなことが起こるのでしょうか?

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私の直感では、物語構造は肯定的な制約をもたらすと思います。

通常、快適ゾーンについて話すとき、私たちは心理的安全性を維持するために変化や挑戦を避ける心理状態を意味します。この状態は、怠惰や進歩への意欲の欠如に関連しています。

たとえば、私の周りの友人の中には、仕事を失うことを恐れているため、リスクを冒して新しい機会を探すよりも、成長がなく慣れていない仕事に留まることを好む人もいます。経路依存性のもとで形成された物語においては、快適ゾーンの意味は多少異なります。ここでの快適さとは、特定の分野における当社の専門知識から生まれるポジティブな状態です。

同様に、仕事でも、あなたが特に業務に長けていれば、上司はあなたにその分野の仕事の責任を負わせる可能性が高くなります。私は、優れた専門スキルを持つ多くの人々が、この物語の枠組みの中で混乱しているのを見てきました。私にはプロダクトマネージャーをしている友人がいます。彼は最近仕事を失い、副業を始めるにはどうしたらよいかと私に尋ねました。私は彼に、長年かけて蓄積してきた商品を使って何かしたらどうかと提案しました。

例えば、口座開設、有料コラムの開始、文書や操作マニュアルの作成など。これらが販売できれば、少なくとも中小企業とみなすことができます。彼の答えは私を少し驚かせた。日々の業務はデータを見てABテストを行うことであり、これらのスキルは副業と直接関係がないと感じているとのこと。つまり、特定の仕事の範囲内での人の思考と行動のパターンが、独特のポジティブな物語のスタイルを形成するのです。

この種の物語は会社では良いもので、あなたをよりプロフェッショナルにします。

最初は操作マニュアルやドキュメントを作成できるかもしれませんが、新しいことに切り替えると、どこから始めればよいかわかりません。

物語の構造によって展開が制限されます。言い換えれば、思考や行動における固有の物語構造に依存すると、より多くの可能性を探求することができなくなります。それは他人の立場に立って考えるという問題ではなく、ある程度ステレオタイプ化された物語的な考え方の問題です。同様に、私の周囲でもグラフィックやテキストの作業が得意な人が短編動画の分野に転向するのは難しいと感じることが多いことに気づきました。主な理由の 1 つは、物事を行う際にグラフィックやテキストによる思考に慣れすぎていることです。

そのため、過去の成功体験によって培われた思考の物語を変えることは困難です。すでに述べたように、既存の物語の枠組みから抜け出すだけでなく、思考や行動習慣も変えなければなりません。これは、単に人を快適な領域から引き出すよりもはるかに困難です。

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私はこのテーマについて深く理解しています。実際、私は同様の課題に直面し、その後、次の 3 つの変化の方法を見つけました。

1. 指示を与える

指示を与えてください。やり方が分からない人はいませんよね?明日は体重を減らしたい、これは単なる指示です。問題は、次の命令をどのように実行させるかが重要であるということです。

古い思考パターンが私たちの生活に深く根付いていることを理解することが重要です。それらは私たちに即時の満足感と安らぎをもたらします。以前は指示を出して翌日には忘れてしまうことが習慣になっていました。

こうした考え方を変えるには、最初の段階では忍耐に頼らなければなりません。他に方法はありません。まったく新しいことをしたいときは、心の底からそれを実行しようと自分を奮い立たせ、常に行動を起こさなければならないことを自分に言い聞かせます。アイデアを継続的に繰り返すことによってのみ、脳は「何かをしたい」という信号を受け取ります。しかし、最初は信号が弱く、完了できないように感じるでしょう。この時、脳に「できるよ」と励ましてあげます。

これは、潜在意識を変えて、信号を受け取ってできないと感じる状態から、信号を受け入れて試してみようと感じる状態に変えるための前提条件です。これを行う目的は、身体と心が潜在意識の導きに従いやすくし、途中で諦めないようにすることです。

2. 物語の枠組みを変える

行動における小さなステップの原則は、物事を小さなステップに分割して完了させることです。

私が述べたアクションは単純ではありますが、実装するのは簡単ではありません。それは、記憶、分解、実行という 3 つの小さなステップで構成されています。

覚えて。例えば、ブロガーさんのコンテンツを読んで、ある点に感銘を受けたら、すぐにメモを開いて書き留めます。書き留めるものは文でも段落でも構いません。これはいつでも当てはまる原則です。この習慣は物語の以前のどの段階でも存在していませんでした。解体する。分解とは、分解手順を指します。これは、本を読みたいときに、今日一部を読み、明日別の部分を読むなど、いくつかの小さなステップに分割する必要があることに似ています。最後の行。一番難しいのは歩くことです。

なぜ？私たちの一日の全体的な物語の枠組みは固定されています。何時に仕事に行くか、何時に仕事を終えるか、何をするかは、変えるのが難しいです。何をするか？各段落の特定の物語構造と内容に手動で介入することしかできません。

介入とは、「特定の期間」内に何をしたいかを定量化することを意味します。たとえば、ビデオブロガーになりたい場合。地下鉄に乗っているときに、情報の流れをスクロールしていました。今、この時間に関連するコンテンツを読んでみようと思います。

3. 継続的なトレーニング

多くの人にとっての困難は、古い思考パターンにとらわれていることです。たとえば、コンピューターの前に座って集中することによってのみタスクを完了できると信じています。実際、私たちの周りには、十分に活用できる物語構造がたくさんあります。脚本を書いたりインスピレーションを得たりしたいときは、道を歩いているとき、トイレに座っているとき、友達とおしゃべりしているときなどからインスピレーションを得ることができます。プロジェクト レポートを作成するときに、フレームワークを作成するためにコンピューターの前に座る必要はありません。

必要なだけマルチスレッド化できます。このパターンを変えるには継続的なトレーニングが必要です。半月間継続できれば、元々の物語の構造が変化していることに気づくでしょう。この変化は行動レベルだけでなく思考レベルでも起こります。また、思考は不活性であることを覚えておいてください。新しい問題に遭遇したとき、必ずしも古い方法で解決しようと考えるべきではありません。新しい思考を養うには、人工知能に新しいプログラムをインストールするのと同じように、脳に新しい考え方をインストールする必要があります。たとえば、仕事に行きたい場合、このルートではなく別のルートを取ることができます。

指示を与え、物語の枠組みを変えて、トレーニングを続けます。半月もすれば、あなたは元々のポジティブな物語から抜け出すことができ、あなたの神経構造も書き換えられるでしょう。ぜひお試しください。

要約すると、それは脳に依存するのではなく、タスクに依存するのです。効率よく仕事ができるかどうかは、リラックスの度合いによって決まるとよく言われます。私の意見では、何かがあなたを止め続けるなら、それはおそらく物語の構造が間違っているからだと思います。認知リソースは分散されており、タスクも同様に分散されています。まったく新しいことに挑戦したいなら、とにかく分解してみましょう。それを分解した後、複数の時間の物語の枠組みに詰め込みます。利点としては、脳の集中力に完全に頼る必要がなくなり、全体的な効率も向上します。

著者: 王志遠

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