データ分析レポート、視聴者が携帯電話に触れないように

多くの新人は、実際の分析を行う機会がないと不満を言いますが、レポートを書くこととレポートを発表することは同じではない場合があります。さまざまな対象者にどのように報告しますか?人々にレポートを注意深く聞いてもらうためのヒントは何ですか?

レポートを書くのとレポートを提出するのは別のことだと心配していませんか。多くの新人は、毎日、日次、週次、月次レポートを受け取るだけで、実際の分析を行う機会がまったくないと不満を漏らしています。

しかし、報告の機会が与えられると、スピーチ開始から 5 分も経たないうちに、聴衆は携帯電話を取り出し、大喜びでいじり始めることがよくあります。一体何が問題なのでしょう。今日は簡単な例を見てみましょう。

ある企業に 5 つの事業ラインがあり、その業績が次の図のようになっているとします。全体的な環境の影響を受け、2月と3月の業績は非常に厳しいものとなりました。マーケティング部門では、業績向上のため、全品20％割引、しきい値なし、全社員が参加できるイベントを4月に開始しました。活動は15日まで行われ、生成されたパフォーマンスデータは次のとおりです（パフォーマンスは月を通して均等に生成され、月末のラッシュはありません）。

企業内の各部門間の分担は次のとおりです。

• 営業部：各事業ラインの営業を担当
• マーケティング部門：イベントの企画、組織、実行を担当
• サプライ チェーン: 製品の供給と在庫管理を担当します。現在、すべての部門のリーダーや同僚が活動分析レポートを聞きたいと考えています。

Q: これらの人々にどのように報告しますか?さらなる質問:ここには数字がたくさんあります。すべての部門、すべてのグループに対して、それらを一つずつ述べなければならないのでしょうか?

01 報告をじっくり聞いてもらうための秘訣

学生時代のことを思い出してください。午前の4時間目、お腹が空いてゴロゴロ鳴っていました。その時一番聞きたかったことは何ですか？いずれにせよ、これは 2 変数のこの線形方程式を解く方法ではありません。おそらくあなたは、残り何分かを確認するために時計を見つめながら、先生が「授業は終わったから出て行ってください」と言うのを待っていることでしょう。

誰もがこうです。誰もが自分が関心のあることだけを聞きたがり、他のことは気にしません。したがって、人々にあなたのレポートを聞いてもらいたいのであれば、彼らが何に関心を持っているかを知る必要があります。

当然のことながら、異なる部門や異なるレベルの人々は異なることに重点を置いています。これらが何に関連しているかを理解するには、まず各部門の責任と作業方法を理解する必要があります。たとえば、このイベントでは、3 つの部門の重点がまったく異なっていました。

既存のデータは大量にあるように見えますが、一部のニーズを満たすには不十分であり、さらにデータを追加する必要があることがわかります。ニーズによっては、数個だけの数字で十分な場合もあります。一方で、リーダーと従業員の間には違いがあります（下図参照）。

したがって、レポートを行う前に、聴衆を明確に理解することが非常に重要です。一般的には、次のような質問をします。

• レポートにはどれくらい時間がかかりますか?
• この報告を聞いているのはどの部署の人たちですか?
• リーダーは来ますか？どのレベルのリーダーシップですか?

これらを理解すると、よりターゲットを絞ったレポートを作成できます。

02 状況に合わせた報告方法

1. 営業部へ

まず、営業部門が重視するのはパフォーマンスであり、活動はパフォーマンスのほんの一部にすぎないということを明確にする必要があります。

したがって、営業部門に報告する場合、メインタイトルは「4 月の業績報告」とし、最初のページでは 4 月の実績/予想業績について説明する必要があります (下図参照)。

第二に、パフォーマンスの詳細に注意を払い、リーダーが部隊を配備するための基礎を提供します。

最後に、部下と向き合う際には、ABラインの成果を肯定し、継続的な行動を促すことができます。 DE ラインの担当者は何か不満があるはずなので、レポートを利用して AB とコミュニケーションを取り、問題がないか確認してもらうことができます。これにより、その後の詳細な分析のための手がかりも残ります。

2. マーケティング部門へ

まず、マーケティング部門は活動に関心があり、パフォーマンスは活動の結果にすぎないということを明確にする必要があります。

したがって、マーケティング部門に報告する場合、メインタイトルは「4 月の活動報告」とし、最初のページでは活動がある場合とない場合の違いについて説明する必要があります。これには、活動がない場合のパフォーマンスはどうあるべきか、または自然成長率はどうあるべきかという疑問が関係することに注意してください。

ここでは、3 月と 2 月の増加を自然増として扱い、4 月の活動が大きな成長をもたらさなかったと結論付けています。この結論はマーケティング部門から異議を唱えられる可能性が非常に高いです。マーケティング部門はおそらくこう言うでしょう。「何も活動しなければ、自然成長率はマイナスになります！」そんな風に評価することはできないよ！自然成長率は活動評価において最も難しい課題の一つであることがわかります。

陳先生は、自然成長率についても特別にお話しします。自然成長率の記事：データ分析における究極の問い：自然成長率を合理的に計算するにはどうすればいいか？次に、イベントの詳細に注意を払い、リーダーが次の決定を下すための基礎を提供します。

• 今月は増加しますか？
• 来月もやるんですか？

最後に、部下と向き合う場合は、まず活動の成果を肯定して、自分が彼らの味方であることを知らせることができます。そして、この機会を利用してフォローアップ計画について話し合い、次の計画を見つけ出し、詳細な分析の手がかりを残します。

3. サプライチェーンへ

まず第一に、サプライチェーンはパフォーマンス自体を懸念しているのではなく、特に2月と3月にはすでに深刻なバックログがあったため、パフォーマンスが在庫/生産に与える影響を懸念しています。 4月は改善が見られるものの、最大の懸念は、この改善によって在庫がなくなるのか、それとも新たな品不足が生じるのかということだ。そのため、同じパフォーマンス データでも、サプライ チェーンに表示されるとまったく異なる結果になる可能性があります。

総じて言えば、4月は増加したものの、1月と2月の不足分を補うには至らなかった。これは、在庫状況が改善していない可能性があり、サプライチェーンは過度に楽観的にならない必要があることを意味します。より正確な分析に関しては、このデータは無力です。

正確な分析を行うためには、正確な在庫消費・生産サイクルデータが必要であり、ABCDEの各カテゴリの原材料在庫・生産状況に細分化する必要があります。ここでは何もできません。

詳細な分析が必要な場合は、要件を記録して後で詳細な分析を行うことができます。

03 初心者によくある問題

実際の状況はこの例よりもはるかに複雑ですが、この単純な例から、同じデータであっても、異なる人が直面すると、解釈やデータレポートの形式がまったく異なる可能性があることがわかります。

そのためには、状況に適応する能力、ビジネスの状況や部門の分担と責任を明確に理解する能力、ビジネス上の問題に対する独自の判断力が必要です。これこそが、新人が最も欠いているものです。初心者でも故意に無視します。

ほとんどの初心者は固定データ セットを見つけ、レポート テンプレートとサンプル データ テーブルに従ってデータを入力します。

さらに、このテンプレートでは、初心者に「分析の背景 - 分析の目的 - データ ソース - データのクリーニング - 指標の解釈 - モデリング プロセス - 分析の結論 - 分析の提案」という手順に沿ってコンテンツをリストする方法がよく教えられています。包括的であるように見えますが、実際は長くて退屈で役に立たないものです。

この単純な例でも、次のことがわかります。

1. 企業では、すべての問題を明確に分析できるデータセットは存在しません。多くの場合、一部のデータを監視することで問題が発見され、その後議論の後に他のデータを使用して検証するため、複数のデータセットを関連付ける必要があります。

2. 企業では、分析アプローチは固定されておらず、あらゆる問題はビジネス シナリオを考慮して対処する必要があります。シナリオが少し変わったとしても、データの整理方法は異なります。

3. 企業には、固定されたレポート テンプレートは存在しません。幽霊は毎日、空虚な話を喜んで聞いています。データ報告は、対象者が最も関心を持っている問題に対処している場合にのみ効果的です。

これらは、テンプレート、データ セット、またはパラダイムでは解決できないものです。優れたデータ アナリストは、特定のビジネス上の問題を念頭に置き、データを使用して問題を説明し、問題から新しいデータを発見します。

組立ラインの作業員はテンプレートのネジを締める作業員であり、すべての作業はまったく同じです。

上記は皆様への警告です。

多くの学生は、この例を挙げた後、きっとこう言うでしょう。「これは理想的すぎる、実際の作業では非常に複雑だ」。

しかし興味深いのは、複雑で具体的な問題を小さなモジュールに分解することによってのみ、データを使って明確かつ正確に説明できるということです。