私に最も影響を与えた仕事の習慣：議事録

職場での会議議事録の効率的な作業習慣を明らかにし、情報習得と認知能力の向上という二重の課題を解決します。これは、職場の新人や、キャリア開発と昇進を目指す専門家に特に適しています。

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前の記事が公開された後、ある人が上司と一緒に働いた私の経験に興味を示し、いくつか質問をしてきました。私が特に感銘を受けた質問の 1 つは、「どのような仕事の習慣があなたに最も大きな影響を与えますか?」というものでした。私の答えは「会議の議事録」です

傅勝氏は記事の中で、議事録は上司へのサービスであるだけでなく、整理、精緻化、反省、深く考えるプロセスは自分自身の学習でもあると述べている。会議の議事録はなぜそれほど重要なのでしょうか?

なぜなら、議事録は情報ギャップを把握する最も早い方法だからです。より多くの情報ギャップを把握する人は、職場でより多くの利益を得るでしょう。かつて上級管理職だった私の友人も、仕事を選ぶときには正面からの見方にはまったく注意を払わず、そのポジションを通じてどれだけの情報が流れるか、そのポジションにどれだけの意思決定権があるかだけを気にしていたと言っていました。

たとえば、ある会社では毎年 2 回の昇進の機会があります。普通の同僚はこの情報を知っていますが、どの月になるかはわかりません。その時を知っていたもう一人は、すでにこの機会に備えていた。その時が近づいたとき、誰がそれをよりうまくつかむことができるでしょうか?明らかに後者です。

例えば、会社に人員削減の計画がある場合、それを事前に知っていれば、事前に準備ができ、転職するにしても、事業内容を変えるにしても、早めに計画を立てることができます。

仕事を始めた頃、私は会議の議事録をきちんと取ることが大切だと分かっていたので、常に最良かつ最速の議事録を取っていました。なぜなら、これが信頼を得るための最速の方法であることを私はよく知っているからです。リーダーだけでなく、人々も高品質の情報に強く依存しています。習慣が形成されると、多くの会議の敷居が開き、現状では出席できなかった会議にも参加できるようになります。一方、議事録を整理することで、認知ギャップを最大化することができます。

情報ギャップがあっても認知ギャップがなければ、何も達成できません。同じ情報でも人によって結果が大きく異なることがありますが、これが認知の違いです。

私の個人的な経験は次のとおりです。

さまざまな組織や機関と協力するので、さまざまな人々と接触することになります。しかし、規模の大小を問わず、会議では、同じ会社内の異なる部門間での利害対立が見られることもあれば、上司同士が協力関係を築く様子や、上司と部下が協力し合う様子が見られることもあります。なぜ成功する人と成功しない人がいるのでしょうか?会議の議事録を注意深く見てみると、多くの論理とアイデアが見つかります。少なくとも当時、私が最も多く感じたのは、師匠同士の意見交換であり、そこから多くの有益な情報も得ました。

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では、会議の議事録はどのように作成すればよいのでしょうか?

まず、上司のアシスタントとしての私の仕事についてお話しします（追記：上司のアシスタントは私の仕事のほんの一部です）

1. 会長の旅程は合理的に計画する必要があり（チケット予約、ホテル旅行の手配）、旅程はグループ内の各社の各地での業務と組み合わせて計画する必要があります。 （誰と会うか、どんな事業を議論するか、事業のレベル、事業価値など、これらにはKPIがあります。会長の時間の価値を割り当てる必要があります。年間の事業目標が達成されない場合は、業績が減点されます。）
2. 旅行の際は必ず名刺を持参してください。 （自分の名刺、会長の名刺、人によって異なる名刺）、スケジュール、ノートとペン、デジタルツール（記録ペン、ノート、パッド）を準備し、さらに軽食、常備薬などを用意します。
3. いつでも写真を撮ったり録画したりできるように準備しておいてください。ほぼすべてのスピーチでは、写真や記事を作成し、さまざまな新しいメディア チャネルを通じてそれらを効果的に広める必要があります。
4. 各種局等の配置。

その中で最も重要なタスクの 1 つは、リーダーの会話の要点をすばやく記録し、そのロジックが漏れなく明確かつ十分に詳細であることを確認することです。したがって、 「迅速な精製」は非常に要求の厳しい仕事です。

ここで私の経験を共有します:

リーダーから会議の内容を整理するように言われたとき、最初の重要なポイントは、すぐにメモを取り始めることではなく、聞くことです。すべての文章を覚えるのではなく、まずは表現全体を聞き取ることが大切です。最も重要なことは、はっきりと聞くことです。録音するときには、プライマリとセカンダリを区別する必要があります。プライマリーとは、会話全体が最終的に到達する合意/目標を指し、1 つの文で要約できます。セカンダリは詳細を指すため、ここに文章を書く必要はなく、代わりにキーワードをリストします。

会話/会議中に、一文の要約+詳細なキーワードを記録します。最後に、会議全体の状況を整理し、会話の合間や休憩時間に具体的な情報を拡張し、最終的に会議の完全な内容を出力します。次に、逸脱があると思われる領域を確認するためにすぐにコミュニケーションを取ります。確認後、完全な会議記録となります。会議記録全体が議事録に再抽出され、関連する名前が決定され、記録がそれらに同期され、フィードバックが得られた場合にのみ、問題は完了したとみなされます。

会議は最も多くの情報が生成される機会です。適切な会議議事録があれば、重要な情報を見逃すことなく素早く把握できます。

会議の議事録を作成するときは、次の点に注意する必要があります。

• 会議の議題: 現在どのような問題が議論されているかを知る必要があります。
• 個別に記録する: 各人の発言を個別に記録し、要点を抽出し、各人の見解、態度、根拠、結論を整理します。
• 決議の内容: 最終的にどのような決定がなされるか、誰が何に対して責任を負うか、問題が発生した場合に誰に連絡するか。

議事録を作成した後、再度見直して自分自身を向上させます。つまり、物事全体の文脈を注意深く整理し、登場人物の関係性を見つけ出し、主要人物（誰が資源所有者で、誰が意思決定者で、誰が実行者で、誰が支援者か）を見つけ出し、最終的にいくつかの物事の発展傾向を判断することです。このようなレビューを頻繁に行うことで、協力関係についての理解が深まります。

以上が本日のシェアです。皆様、メーデーの休日が楽しいものになりますようお祈り申し上げます。

著者: Zhizhong;ソース公開アカウント: Shixian Operation (ID: 1086350)