私のデジタルペンケース

仕事をうまくやり遂げたいなら、まず道具を研がなければなりません。適切な補助ツールを選択すると、タスクの処理に非常に役立ちます。この記事では、効率的で非常に便利な 4 つのツールを詳しく紹介します。デジタルツールについて学びたい学生におすすめです。

気がつけば、セルフメディアに携わって2年半が経ちました。それ以前に書いていた期間も含めると、合計5年になります。

正確に言うと、私は今や、写真とテキストの時代にとらわれたセルフメディア人間です。私はメンタル思考とブランドマーケティングを専門としています。私は上司、役員、KOLなど、多くの人と日々コミュニケーションをとっています。

彼らは自分の経験を共有し、私は注意深く耳を傾け、自分の考えで情報を処理します。執筆プロジェクトを例にとると、私は多くのツールを使用しました。

例えば：

私はEvernoteから始めて、その後ObsidianとNotionに移行しました。私はオールインワンシステムを構築しようとしてきましたが、高効率と大規模コンテンツ処理を重視する私にとっては、少し冗長であることがすぐにわかりました。

一部のツールにはプロジェクト、カレンダー、ファイル管理が含まれていますが、それらを組み合わせるのは簡単ではありません。

たとえば、ツール内でプロジェクトの進捗と日々のメモの関係をどのように管理しますか?会議の議事録は日記に書くべきでしょうか、それともプロジェクトノートに書くべきでしょうか?一時的なアイデアはどこに配置すればよいでしょうか?プロジェクト内のさまざまな添付ファイルを管理するにはどうすればよいですか?各プロジェクトのステータスを確認する簡単な方法はありますか?

数え切れないほどの努力の末、ついにプロセス全体をメモツールに設定しましたが、毎回それを開くにはかなりの決意が必要であることがわかりました。ついにある日、私は諦めました。

したがって、これらの問題を解決する根本的な方法は、本当に自分に合ったデジタル文具「ボックス」ツールを構築することです。この「ボックス」は、タスク、ファイル、知識、さらにはワークフローを負担なく組み合わせるのに役立つ必要があります。

そこで、Mac をデジタル ツールボックスとして使用してワークフローを構築する方法を共有したいと思います。

1. やることリスト

私はいつも忙しい人ではありませんが、対処しなければならない小さなことがあるようです。友人からの言葉でも、顧客からのリクエストでも、書き留めておかないと忘れてしまうかもしれません。これらの一見取るに足らないことは、友情、仕事、その他多くの重要な側面に関係しています。

Todo について話すとき、人々はよく OminiFocus と Things 3 について言及します。私は以前それらを使用したことがありますが、経験に関係なく、価格が高いだけで多くの人が購入をためらうのに十分です。

そのため、多くの人が、ソート、チェックリスト、Microsoft To Do などの他のサードパーティ アプリケーションに目を向けています。これらのアプリには確かに優れた機能が数多くあります。

しかし、実際にIOSに付属している「リマインダー」を使ってみると、すっかりハマってしまい、もう以前のアプリには戻れないことが分かりました。なぜ？シンプルで効率的であり、追加の学習や適応を必要としないため、実際のタスク管理に集中できます。

それは2つの側面から言えます:

1. 十分シンプル

「リマインダー」アプリを開くと、非常にシンプルでわかりやすいインターフェースが表示されます。上記の 4 つの領域は、リマインダーを整然と整理するのに役立ちます。また、下のリストには、さまざまなリマインダーがカテゴリ別に表示されています。

全体としてはまったく複雑に見えません。キーワードを使用して探しているものを検索したり、いつでもクリックして編集したりすることもできます。カテゴリを作成したい場合は、「追加」ボタンをクリックするだけです。また、分類したり、順序を調整したり、2 つのリストを結合したりすることもできます。

2. 強いつながり

「リマインダー」にはいくつかの特別な機能があります。携帯電話で実行した操作は、iCloud と SMS を介して Mac コンピューターに直接同期できます。これは、現時点では他のサードパーティ アプリでは実行できない独自の機能です。

もう 1 つの実用的な例: タスクを連絡先に関連付けると、その連絡先とテキスト メッセージでチャットするときに、「リマインダー」によって自動的に通知が送信され、関連付けられているタスクを完了するように通知されます。

私の要約、計画、マイクロリマインダーはすべてここにあります。全体的にシンプルで使いやすいです。

TODOとレコードは切り離せないものです。私たちの脳は、寝ているとき、起きているとき、歩いているとき、散歩しているとき、仕事をしているときなど、常に自動的に考え続けています。今、どんな姿勢でも、読書をやめて目を閉じ、何も考えず、30 秒数えてから目を開けてください。

30 秒以内に、脳がまだ働いていて、「なぜ目を閉じなければならないのか」といった考えが浮かぶかもしれません。または「この記事では次に何について話すのでしょうか？」あるいは、あなたの考えが別のところへ流れ始めたのかもしれません。

はい、それが思考と呼ばれるものです。

それは私たちの制御を超えており、交通のように私たちの心の中を動き回ります。 「The Power of Now」という本にはこう書かれている。 「私たちは常に考えているが、それが偽りの自己を生み出し、恐怖と苦痛を生み出し、この絶え間ない思考が心の平安を見つけることを困難にしていることに気づいていない。」

ここで言及されている「継続的な精神活動」は少し難しそうに聞こえるかもしれませんが、心理学では「自動化」と呼ばれる対応する用語があります。これは、人間の思考が無意識的、自発的、瞬間的なプロセスによって駆動されることが多いことを意味します。

自動化された思考の利点は、認知リソースを節約できることです。たとえば、ぼやけた背中や歩き方を見て、その人を認識できます。

しかし、私は突然頭に浮かんだ考えを書き留める習慣があります。なぜ書き留める必要があるのですか?

まず第一に、執筆作業ではインスピレーションを捉える必要があり、突然のアイデアは非常に創造的になり得ます。

第二に、記録された考えは私の懸念、希望、目標を反映しており、これらの記録を見直すことで、自分の考えや感情をよりよく理解できるようになります。第三に、アイデアは問題に対する解決策となる場合があり、それを書き留めておくと、覚えておくのに役立つだけでなく、いつでも見直して発展させることもできます。

同時に、頭の中の考えを紙やデジタルデバイスに書き出すことで、脳の負担が軽減され、リラックスして整理された気分になります。

したがって、考えを記録することで、自分の考えや感情に対する理解が深まり、個人の成長や自己改善につながります。

2. フロモ

ほとんどのインターネットユーザーはそれを使用したことがあるはずです。

私は主に見た目に惹かれて Flomo を使い始めましたが、その後不満が出て他のツールを試しました。結局、私はフロモに戻りました。なぜ？

1. アイデアを素早く記録する

私は何人かの友人にFlomoを勧めました。値下げすらされていない未完成品だと思った人もいました。シンプルすぎるので、Notionで書いたり、Logseq、Seeds、Siyuanなど日記機能のある他のツールを試したりもしました。

他のツールを試した後、flomo の利点は「記録を開始する」ための最初のステップであり、アイデアをすばやく簡単に記録できることであることがわかりました。スタイルを気にする必要がないので、執筆に集中できます。

Notion、Seeds、Siyuan も悪くないです。散らかった考えを記録するのに使う分には重すぎる感じはしませんが、携帯電話で使うにはそれほど便利ではありません。

多くの場合、仕事に行く途中、人と会うとき、ランニングをしているとき、あるいはシャワーを浴びた後など、コンピューターを使用していないときにひらめきが浮かびます。私はすぐに携帯電話を取り出してFlomoに記録しますが、この時点でコンピューターを起動するのは間違いなく不便です。

また、これらのツールを使用するときは、常に無意識のうちにどのようなラベルを使用するかを検討します。ラベルを付けないと、ラベルのないレコードを除外できません。 Flomo を使用すると、ラベル付けしなくてもこれを行うことができます。

2. 決して整理しない

私自身、OCDを患っています。一度、どんなソフトウェア（デザイン、メモ、描画）を使い始めると、それをきちんと整理整頓することに完全に夢中になります。たとえば、読んだ本を分類したいとします。

しかし、これらのタスクを一度完了すると、それらを再び見ることはほとんどなくなり、最終的には電子廃棄物になることがわかりました。しかし、Flomo を使用した後は、そのことを心配する必要がなくなりました。フォルダもそれほど多くなく、タグを使わなくても必要なレコードを簡単に見つけることができます。

完全に片付けをしない人間になることは不可能ですが、片付けはもはや私にとってはメインの仕事ではなく、ちょっとした楽しみになっています。投資と同様に、特定の複雑な操作を実行するのに多くの時間とエネルギーを費やすことはできませんが、今整理することはあなたの注意のほんの一部を占めるだけです。

ラベルをどこに付けるべきか、どこに付けるべきか迷う人もいるかもしれません。今日はマーケティングの段落を書き、明日はブランドマーケティングの段落を書く場合、それらをどのようにアーカイブしますか?

私の意見としては、頭に浮かんだ内容を非常に細かいカテゴリーに分ける必要はないと思います。これらの初期のアイデアや考えは、より深く包括的な思考と創造を刺激し、刺激するものです。

前菜が食事のメインではなく食欲を刺激するために使用されるのと同じように、その価値は特定の形式やカテゴリではなく、インスピレーションにあります。そのため、通常はコンピュータを開いたときに、それらをメインの情報管理ソフトウェアに入力します。

しかし、ここで問題が発生します。

人と話していると、突然良いアイデアやひらめきが浮かぶことがあります。いつも立ち止まってメモを取ることができないので不便です。解決策は、携帯電話のボイスメモ機能を使用して録音することです。

しかし、40〜50分の音声を録音すると、戻ってから音声をテキストに変換するのは面倒になります。ではどうすればいいでしょうか？これらのスピーチを簡単にトランスクリプトに変換するにはどうすればよいでしょうか?

私は通常、「Tong Yi Ting Wu」というツールを使用し、携帯電話で直接実行します。

3. 全体的な意味を聞いて理解する

Tongyi Tingwu は、リアルタイムの音声認識のために Tongyi Qianwen モデルとオーディオおよびビデオ AI モデルを利用する AI アシスタントです。

毎日の仕事や勉強に会議、面接、オンライン授業、料理などが含まれる場合は、作業効率が大幅に向上する可能性があります。

しかも無料です。

市場にはiFlytek TingjianやFeishu Miaojiなど、類似製品が多数ありますが、この製品の特徴は、音声をテキストに変換するだけでなく、AI機能も追加されており、全文要約、章の概要、話者区別、スピーチ要約などの大規模モデル機能を実現でき、中国語から英語への翻訳もサポートしていることです。

私は主に携帯電話で音声翻訳とリアルタイム録音を使用しており、コンピューターでは主に次の 2 つの目的で使用しています。

1. プラグイン機能

以前は、良いと思った記事や動画があったら、cubox（後で読むソフト）を使って保存し、パソコンに戻ってから整理していました。

プラグインを使用すると、すべてがはるかに簡単になります。 Bilibiliの動画、Webページ、文章、画像などの優れたコンテンツをコンピューターで閲覧する場合、追加の準備をすることなく元のファイルを直接操作できます。

また、音声、ビデオ、オンライン コースをリアルタイムで直接テキストに書き起こしたり、バイリンガル翻訳機能をサポートしたりすることもできます。このプラグインにより、ワークフローが便利かつ迅速になります。特定のコンテンツを収集した後でそれが価値があるかどうかわからないという問題を解決し、多くの時間と労力を節約します。

2. PPTを自動的に抽出する

こんな経験ありませんか？トレーニング中やオンライン授業中に、突然非常に重要な PPT が表示されましたが、ダウンロードできないことに気付きました。

以前は、ゆっくりと各単語を入力したり、スクリーンショットを撮って多大な労力をかけて保存したりするしか、多くの時間を費やすことができませんでした。この状況は非常にイライラしていましたが、今では「PPT を自動抽出」機能があり、すべてがはるかに簡単になりました。

このプラグインを使用すると、ビデオから PPT を簡単に抽出でき、各ページの下部にスマートな概要も表示されます。 PPT を書き写すために夜更かししていた人にとって、これは本当に人生を変えるツールであり、怠けやすくなるだけでなく、抜け毛も減ります。

私は今でもプロダクトマネージャーの深い洞察力を尊敬しています。彼らは問題点を正確に見つけ出し、完璧な解決策を提供しました。

しかし、効率性を高めるために、すべてのクライアントと会う機会があるわけではないので、ほとんどの作業はオンラインで行う必要があります。インタビューや会話には、通常、Feishu Conference を使用します。

Feishu Conference にはメモを取る機能が組み込まれています。メモを取ることの特別な点は、何人と会話をしても、人によって内容を区別できることです。

ノートをエクスポートする場合は、Feishu ドキュメント、TXT、字幕形式 SRT の 3 つのファイル形式から選択できます。 Word 形式のファイルをエクスポートする場合は、まず Feishu 文書にエクスポートし、次に Feishu 文書から Word ファイルをエクスポートする必要があります。

私を悩ませている問題が 2 つあります。

まず、個人ユーザーとして、私は不快な制限に遭遇しました。各会議は 45 分しか続かなかったのです。したがって、より長いオンラインセッションを行う場合は、通常、2 つの部分に分けて行う必要があります。

第二に、 Feishu Conference は Feishu の一部であり、Feishu ソフトウェア自体は大きく、応答しないことがあります。これはコンピュータ システムの問題ではなく、ソフトウェアの最適化とエクスペリエンスが十分ではないことが原因であると感じています。独立して分離すれば、おそらく効果はもっと良くなるでしょう。

これらの問題は基本的な機能には影響しませんが、実際の使用時には何らかの問題を引き起こします。

4. ラティックス

以前はEvernoteに情報を保存していましたが、広告が多すぎて不便を感じたのでNotionに切り替えました。ただ、Notionはオフラインでは使えないのが少し残念です。

その後、Obsidian を半年間使用しましたが、技術的すぎて使い勝手があまり良くないことがわかりました。次に、少し不安定ではあるものの機能が優れた SourceOrigin を試してみました。私はしばらくの間 Lattics を使用していますが、これまでのところ非常に満足しています。

なぜ？

Lattics は単なるメモツールではなく、脳のような書き込みツールです。このソフトウェアは、個々のカードの大量のコンテンツ（会話、インタビュー、読み物、考え、インスピレーション）を完全なトピックにまとめることができるため、全体の執筆プロセスがより整然とスムーズになります。

例えば：

クライアントのためにマーケティングに関する記事を書きたいとします。まずトピックを決めます。次に、Lattics などの脳のようなツールを使用し、flomo で時間をかけて考えることで、コンテンツ マーケティング、製品紹介、顧客関係、ブランド事例などのさまざまなサブトピックや方向性を表す一連のカードを作成します。

次に、これらのカードに基づいて接続を作成し、これらのサブテーマが互いにどのように関連し、機能するかを描写しました。さらに考えてみると、いくつかのカードの下にさらに具体的なノードを追加しました。

このプロセス全体により、カードやリンクをいつでも追加、移動、削除することができ、トピックに対する理解が深まるにつれて構造を柔軟に保つことができました。

最後に、ビルディングブロックを組み立てるように、トピックを完成させ、チャンク構造を持つ記事にまとめました。

このアプローチにより、トピックのあらゆる側面を徹底的に調査できるだけでなく、コンテンツを整理して構造化し、一貫性のある洞察力のある記事を作成するための直感的で柔軟な方法も得られました。

したがって、脳のような方法は思考の「非線形性と相関性」を反映しています。

従来のナレッジ マネジメントは、多数の引き出しとフォルダーがあり、それぞれに大量のドキュメントが入っている大きなキャビネットとしてイメージされます。

これらのファイルは、相互に接続のない孤立した島のようなものです。接続を確立したい場合は、自分でタグ付けしたりリンクを作成したりする必要があり、それらの間の複雑な関係を追跡することは困難です。

そして「脳のような」というのは脳のようなものである。

脳内では、情報は孤立しているのではなく、神経ネットワークを通じてつながっています。車を見ると、運転、旅行、自由といった一連の概念を思い浮かべるのと同じです。これらの概念は脳内でつながっており、あるアイデアから次のアイデアへと簡単に移行できます。

脳のような方法を使用すると、コンテンツ間の多次元接続を簡単に作成し、複雑な知識ネットワークを構築できます。上から下へでも、下から上へでも、自由にアイデアを整理してリンクしてください。

上記のソフトウェアに加えて、 marginnote 3 と GPTも使用しています。

主に何をしていますか？

ホワイトペーパーやさまざまな PDF ファイルの場合、MarginNote 3 のさまざまな小さな機能 (下線、マインド マッピング、注釈、スクリーンショット) を使用すると、コア コンテンツをすばやく抽出できます。本を読むのにも使います。

GPT は言うまでもありません。時々、文章が明確に表現されていないときは、文章を完成させるために助けを求めます。理解できない概念については、直接答えを尋ねたり、要約したりします。一部の大型国内モデルも基本的な要件を満たすことができます。

今のところ、 Matter Reminder、Flomo、Tongyi Tingwu、Feishu Conference、Lattics、Marginnote 3、GPT の7 つのソフトウェアは私の左腕と右腕のようなもので、仕事と勉強の強力なアシスタントになっています。

V. 結論

ツールは効率性と同じではありません。

ツールをいじることと出力の間には相関関係はありません。私の友人の中にも、Word とフォルダーを使用して良い結果を達成した人がいます。彼らはツールには注意を払わず、ワークフローだけに注意を払います。つまり、ツールに関して最も重要なことは、それをどのように使用するかということですね?

著者: 王志遠

出典：WeChat公開アカウント「王志遠（ID：878436）」