HM工場監査手順

HM工場監査手順

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ホールマークは、工場の行動規範監査中に、工場がホールマークの監査手順に従って、監査が円滑かつ秩序正しく実行されることを期待しています。監査中に確認されるすべてのデータは、工場の最低賃金、残業代、労働者の年齢、健康と安全などが、労働、健康と安全、環境保護に関する現地の法律や規制に準拠しているかどうかを評価するためだけに使用されます。

1. 監査手続 （1）第1回会議
a. 監査が始まる前に、ホールマークの監査人またはホールマークが委託した公証人事務所の監査人が工場の経営陣との最初の会議を開き、監査の目的、ホールマークの行動規範の要件、工場から必要な支援、および発生する可能性のある質問について説明します。レビューの前に両者が合意に達することをお勧めします。

（２）工場を訪問し、書類を確認する
a. 工場を検査する場合、工場管理者は、工場の運営に精通した人物を監査人に同行させ、工場の構造、監査人の所在地、実行されているプロセスについて説明する必要があります。工場は、作業場、寮、倉庫、事務所などを含む工場のすべてのエリアに監査人が入ることを許可する必要があります。
b. サプライヤーは、「監査人の参考のために以下の記録を準備してください」のリストにある文書を監査人に提供し、監査人が参照用に文書のコピーを持ち帰ることを許可するものとします。
c. 必要に応じて、監査人は従業員の業務に関連する情報を確認し、工場の運営が現地の法律や規制、および Hallmark の行動規範の要件に準拠しているかどうかを確認します。

（３）訪問労働者
a. 監査人は工場内の従業員を無作為に選び、個別に面接を行います。労働者を訪問する前に、工場側が監査員用の別室を用意してくれることを期待します。監査人の訪問中は工場の従業員が立ち会うことはできません。インタビューでは、労働者の年齢、給与、出身州、工場のさまざまな規則や規制に関する知識などが問われる。

（４）社内会議
a. 監査人は、工場訪問、文書レビュー、および労働者インタビュー中に発見された不適合について話し合い、予備報告書を完成させます。

（５）総括会議
a. すべての文書を確認し、労働者にインタビューした後、監査人は経営陣との概要会議を開催し、予備レビューの結果と改善すべき点について話し合います。監査結果が要件を満たさない場合、Hallmark は貴社の工場に対して再度の監査を要求します。

2. 監査レポート 正式な監査レポートには、監査中に見つかった不適合と、工場が改善できる方法に関する提案が含まれます。監査レポートは、ホールマーク社の購買部門から工場に送られます。報告書を受け取った後、工場管理者はホールマーク社に是正措置計画を提出するか、ホールマーク社との会議を開催して工場が講じる必要のある是正措置について話し合う必要があります。

3. 再監査 Hallmark はサプライヤーの再監査を手配し、サプライヤーが是正措置を実施したかどうかを確認します。期限内に工場が是正措置を講じなかったことが判明した場合、ホールマークは当該工場への未履行の注文をキャンセルし、当該工場との取引関係を終了します。