職場で基本的なライティングスキルを身につける方法

職場でのコラボレーションでは、コミュニケーションに加えて、書くことも重要な手段です。職場での文章作成にも一定のスキルが必要であり、盲目的に行うことはできません。そうしないと、相手はあなたが伝えたい情報を迅速かつ明確に理解できなくなります。この記事では、職場での文章の定義と職場での文章戦略について説明します。ぜひご覧になってみてください。

職場について話すとき、他者とのコミュニケーションやコラボレーションについて話さずにはいられません。職場でコミュニケーションが得意な人は、優れた表現力があり、雄弁で、話すことができ、物事を成し遂げることができるはずだと多くの人は考えるでしょう。しかし、私は職場における基本的なスキルとしてのコミュニケーションは、自分の言いたいことを他の人に理解してもらうことが最も重要であると常に感じてきました。

この目標を達成するには、話せるようになることが一つの方法であり、書けるようになることももう一つの方法です。私の場合は、書くことの方が好きです。

職場では、リアルタイムのコミュニケーションを必要としないことが多くあります。たとえば、プロジェクトを推進したり、計画を明確にしたりする必要がある場合、多くの場合、これらは複数回のコミュニケーションの結果です。さらに重要なのは、その場で結論を出す必要がないことです。必要なのは明確に考えることです。

「考え抜かれた」アイデアを表現することは、書くことの本来の使命です。

したがって、私の意見では、文章力は職場における基本的なスキルでなければなりません。そして、正しいことを行うことと意思決定の質を重視すればするほど、書くことの重要性は増します。

01

なぜ職場のほとんどの人は文章を書く能力が欠けているのでしょうか?

他の人が明確な文書を書いたり、文章を使ってチームのコラボレーションの効率を高めたりしているのを見ると、私たちはうらやましく思うと思います。つまり、本質的には、人々が書くことを重視していないとは思いません。

それで、その理由は何でしょうか?なぜなら、文章を書くには脳に継続的に高品質の出力を出すことが求められるからです。 

例えば、レポート用のPPTを作成する場合、断片化されたグラフィック情報とテキスト情報、それに断片化された言語情報を実際に使用し、現場での表現を通じてそれらを完全な出力につなげます。

試してみると、同じレポートでも、レポート文書を書くよりも PPT を作成する方がはるかに簡単であることがわかります。私たちの脳は自然に重要な情報に集中します。私が今日の計画を立てるとき（この記事を書いているのは日曜日です）、どのコーヒーショップに行くか、どんな記事を書くか、どこで夕食を食べるかなどに注意を払うのと同じです。こういったことを考えながら、頭の中でPPTを作っています。

しかし、現実の世界では、コーヒーショップの長い行列に対処しなければなりません。何か代替案はありますか?もし雨が降ったら、何か代わりの計画はありますか？等々。現実世界では、移行段落の配置に対処する必要があり、これはライティング能力の要件です。

その一方で、私たちは問題を解決するために即時のコミュニケーションに頼りすぎています。即時コミュニケーションの利点は、低コストで迅速に問題を解決できることです。たとえば、タイピングでは明確に表現できないようなことも、電話で一言二言話すだけで解決できるかもしれません。

しかし、多くの問題は 1 つか 2 つの文だけでは解決できません。議論、継続的な議論、そして衝突が必要で​​す。このとき、私たちが恐れていた2番目の製品、つまり会議が登場しました。

私は多くの人とコミュニケーションを取ってきましたが、何度も会議を重ねるうちに、実はみんながとてもイライラしていることに気づきました。会議自体が嫌いなのではなく、会議を開いても実質的な役割を果たしていないからです。よく考えていないからです。問題を議論したいということだけは分かっていますが、なぜ議論したいのか、背景は何か、関連資料は十分か、全員が自分の意見を持っているか、といったことは分かりません。

グループの人々を集め、問題をゼロから解決し、インスタントコミュニケーションを利用して長期的な意思決定を行うには、参加者に非常に高い能力が求められます。

これが行われないと、会議は負担になってしまいます。

そのため、書くこと自体が容易ではなく、問題を解決するために即時のコミュニケーションに頼りすぎており、職場で書く能力を持たない人が多くなっています。

02

では、職場で必要なライティングスキルとは何でしょうか?

私の基準には、具体的、焦点が絞られている、そして沈殿可能であるという 3 つのキーワードがあります。

形式は問いません。段落でも文書でも構いませんが、この機能は次の 3 つのキーワードを満たす必要があります。

具体的に言うと、簡単に言えば、人々に理解できるということです。ですから、言葉が華やかであろうと、言語が高尚であろうと、意図が深遠であろうと、それは問題ではありません。

基本的なスキルなので、それを養う目的は見せびらかすためではなく、仕事の効率を上げるためです。したがって、大学入試のエッセイとは異なり、文学的な色合いを持つ必要はありません。次に、多くの人が「多くの人が職務経験や業界についての考えを書いているのを目にしますが、私はあまり考えません。それは、職場向けに書く能力が自分にはないということでしょうか？」と尋ねるでしょう。

必ずしもそうではありません。これらの経験や考えが自分自身のために書かれたものである場合、それは職場での執筆とはみなされません。せいぜい、それはあなた自身の蓄積です。しかし、あなたの役割が管理職であり、戦略を明確にしたり OKR を説明したりするために、さらに「仮想」の文章が必要な場合、これらの経験や考えは、基本的にコミュニケーションに使用するツールになります。現時点では、私の意見では、それらは職場での執筆です。 

集中するために、一度に 1 つの問題についてのみ話すようにしてください。職場での文章作成は、シナリオによって目的が異なります。たとえば、議事録の目的は、会議の核となる情報を記録し、会議をまとめることです。たとえば、要件ドキュメントは、設計要件を人間が理解できるように言葉で表現し、厳密なロジックを持つために使用されます。

したがって、会議の経験を会議の議事録に書き、要件レビュー会議の議事録を要件ドキュメントに書き込むと、奇妙なことになります。それぞれの職場での執筆シナリオには、慣習的で合意に達している独自の特定の目的があります。このため、Feishu ではドキュメントを作成する際に多くのテンプレートを提供しています。表面的には時間の節約になりますが、本質的にはより集中的になります。テンプレートを使用すると、1 つのアイデアを明確に表現できます。

素材を蓄積する能力は、執筆の最大の利点です。人間の情報保存技術が情報化時代に入る以前、紙は何千年もの間、情報の媒体として使われてきました。

1,000年以上前、唐の太宗皇帝が朝廷で行った朝廷会議の議事録を知りたいと思ったら、歴史資料を調べれば今でも見つけることができます。もし文字がなかったら、その朝唐の太宗皇帝が下した多くの決定は、その時間と空間に居合わせた人々だけが知ることになるだろう。しかし、記録された文字のおかげで、1,000年以上経った後でもそれらを見ることができます。

沈殿能力は本質的には文章作成能力ではなく、情報を整理する能力です。ただ書くだけならいろいろな環境でできるが、定着させたい場合は、どこに置くか、書いた後にどう管理するかが試される。

誰かが尋ねましたが、これは書くこととは何の関係もないようです。はい、しかしこれは職場に非常に関連しています。書き込んだ内容が後から見つけにくい場合は、保存されていないことを意味します。もっと具体的に言うと、ある事柄について両者の間で意見の相違が生じることはよくあるのでしょうか?一人は会議でそう言われたと主張し、もう一人はそう言われたと主張します。その後、別途確認してみると、その時点では議事録が作成されていなかったことがわかります。

したがって、具体的で、焦点が絞られており、理解しやすいことが、職場での文章作成能力の基準であると私は信じています。

03

最後の質問は、おそらく皆さんが最も気にかけていることでしょう。職場でライティング能力をどのように伸ばすかということです。

まず第一に、これはすぐに習得できるスキルではないと思います。多くの有料知識コースが主張するように、一定の金額を支払うことでこのスキルを習得できるわけではありません。

しかし、抽象化できる原則もいくつかあります。これらの原則に基づいて、自分の仕事生活の中で実践し、最終的には自分に合ったライティングスキルを身につけることができます。

原則は全部で4つあります。

1. 原則1: 認識が第一

 私の意見では、これが最も重要なことです。多くの場合、問題を解決するには文章に頼る必要があることを認識する必要があります。より具体的に言えば、特定のシナリオでは、書くことが最も基本的なスキルです。

これらのシーンの共通点を見つければ、次回これらのシーンに遭遇したときに、ライティングスキルを使うべきかどうかを考えることができます。

彼らは何ですか？

1) 情報は放送される必要がある

たとえば、重要な機能がリリースされたら、全従業員にメールでそのことを知らせる必要があります。たとえば、重要な会議の後には、会議の議事録を使用して、関係者に会議で得られた合意内容を再度明確にしてもらう必要があります。

2) 情報は構造化される必要がある

たとえば、製品の価格を調整する必要がある場合、これは口頭でのコミュニケーションを通じて合意できるものかもしれませんが、関連するプロセスを構造化する必要があるため、実装プロセス中に書面によるサポートが確実に必要になります。最初のステップをどのように行うか、2 番目のステップをどのように行うか、宣伝、顧客サービス、製品、テクノロジーの各ステップで何を行う必要があるか、これらすべては、この問題を促進するためのツールとして構造化された文章に依存しています。構造化ライティングに関しては、後ほど機会があれば別途お話ししたいと思います。

3) 情報は非同期で処理する必要がある

同じ情報に対して異なる役割で異なる対応をする必要がある場合、書くことが不可欠なツールになります。たとえば、会議の資料を準備する場合、さまざまな部門の責任者が関連情報を記入する必要があります。同時に書く必要はありませんが、そこにいなければなりません。書き込みは沈殿可能であるため、非同期シナリオを非常にうまくサポートできます。

4) 情報は完全に提示される必要がある

これは最も一般的なシナリオです。口頭での表現と比較した、文章による表現の最も直感的な利点は、その完全性です。

2. 原則2: 小さく始める

職場で文章作成スキルを伸ばすということを聞くと、多くの人は大量の文書を書きたくなります。フィットネスをするようなものです。体重を減らしたい場合、重いウェイトを持ち上げ始めますが、イライラすると諦めてしまいます。

私の意見では、職場での執筆は小さなことから始める必要があり、そうすれば習慣を身につけやすくなります。前に言ったことを覚えていますか?職場での文章作成スキルの核となるのは、具体的、焦点が絞られている、簡潔であることです。これら 3 つのポイントが満たされていれば、文書が長いかどうかは問題ではありません。

したがって、職場での文書作成の連絡シナリオとして、職場グループでのスピーチ、会議の議事録、電子メール、調査レポートなどをすべて使用できます。出力するコンテンツが具体的で、焦点が絞られており、簡潔である限りは問題ありません。 

3. 原則3: 他人から自分へ

少し振り返ってみると、職場での文章作成の本質的な目的は、より効率的にコミュニケーションをとることであることがわかります。そのため、相手の視点から文章内容を整理することは、職場での文章作成において最も重要な思考法の一つです。私はそれを「他人から自分へ」と呼んでいます。相手から自分のコンテンツへ。

同じシーンでも、ターゲット層が異なれば、コンテンツも異なります。上司に宛てて文章を書く場合、多くの場合、1 つのポイントについてさらに深く掘り下げる必要があります。なぜなら、上司にとっては、あなたの仕事はすべて 1 つのポイントに過ぎないからです。部下向けに文章を書くときは、多くの場合、方向性を広げて刺激を与える必要があります。グループ向けに文章を書く場合、各人の知識の蓄えはそれぞれ異なるため、より率直かつシンプルにする必要があることがよくあります。ビジネス パートナー向けに文章を書くときは、よりプロフェッショナルにならなければなりません。なぜなら、あなたの専門的な能力が行間に反映されるからです。

したがって、誰が視聴しているかを把握することによってのみ、提示する情報をどのように整理するかがわかります。

4. 原則4: 最後まで統合する

最後の原則は、上記の 3 つのポイントを職場で習慣化することです。私は投資の観点から見ると、習慣は最も費用対効果の高い投資方法の 1 つであると常に信じてきました。

若いときにフィットネスの習慣を身につければ、年をとってもその恩恵を受けることができます。職場で文章を書く習慣を身につければ、どんな段階にいても、どんな会社に勤めても、その恩恵を受けることができます。

ここで言及されている統合は強制的なものではなく、能動的なものです。

強制統合とは何ですか?それは退化です。他の人が文書を書いているのを見て、自分も書いてみたいと思いました。私は書くだけでなく、文字数でも彼らと競争しなければなりませんでした。結局、日報として5,000語を書かなければなりませんでした。私の意見では、これはコミュニケーションの効率性を高めるだけでなく、無駄なコンテンツを大量に生成する可能性もあります。

真のアクティブ統合とは、「書くことでプロセスの効率を向上させることは可能か？」という核心的な質問について考えることです。たとえば、会議に出席する人が足りず会議が遅れる場合、ドキュメントのコメントを通じてこの問題を解決できますか?

例えば、これまで物事をしっかり考えていなかったために、多くのことが正しく行われなかったとしても、まずは断片的な考えを言葉にし、その言葉に基づいて考えを形にすることで、価値ある合意を形成し、最終的には効率的な議論につながる可能性があります。

これらはすべて考えられるシナリオです。職場での文章作成の核心は、具体性、焦点、そして沈殿であることを忘れないでください。これら 3 つのキーワードで現在の問題を解決できるのであれば、職場での執筆は良い解決策となるかもしれません。

04

最後に、私が基礎スキルに関するトピックについて書く理由についてお話しします。

8月末に行われた社内のOKRレビュー会議で、CEOが9月～11月のOKRを共有してくれました。たった 2 つしかなく、そのうち 1 つは Double 11 に関連していました。これは、私が知識決済会社で働いているため、Double 11 が私たちの焦点である必要があるため、簡単に理解できます。もう 1 つは「晴れた日に屋根を修理する」です。これは非常に文学的な響きがありますが、私の頭の中では、3 つの単語、つまり「基本的なスキル」に要約できます。

2019年9月20日、美団が株式を公開したとき、同社の社内コミュニケーション ソフトウェアのスプラッシュ スクリーン コピーはたった 5 語でした。「基本スキルを一生懸命練習しましょう。」

私にとって、基本的なスキルには 2 つのレベルの価値があります。 

一方で、それは私が挫折に遭遇したときの最後の心理的防衛線でもあります。私の考えでは、どんな挫折、打撃、失敗も、基本的なスキルを養うのに役立つのであれば、受け入れ、耐え、やり遂げることができると思います。気分が悪くなるかもしれないが、倒れることはないだろう。 

一方、基本的なスキルは持ち帰ることができるものです。それらを取り除くことができるということは、将来への自信がどんな土壌でも粘り強く育つことができることを意味します。

著者: Dalige、WeChat 公開アカウント: Dalige