独自のワークフローはありますか?

この記事では、独自のワークフローを確立するための方法と経験を4つの側面から具体的に紹介します。仕事の効率を上げたい全ての人に読んでもらいたい。

繰り返しのタスクにかかる時間を節約するために、繰り返しの面倒なタスクをいくつかの簡単なステップに分割するワークフローを作成したいとします。あなたなら何を選びますか？

私の友人の中には、最初にたくさんのフレームワークを作ろうとした人がいます。何？なぜこれほど多くのフレームワークが必要なのでしょうか?市場にはさまざまなAIツールが存在すると聞きました。

彼は次のように説明した。

あなたは私たちのリーダーを知らないでしょうが、彼は強い発散的思考を持ち、変わりやすい人です。彼は突然、プロジェクト終了レポート、PPT フレームワーク、または会議の要約を要求することがよくあります。彼は私の毎日のレポートを読んではいませんが、一時的な小さな行動をたくさん持っており、私はそれを事前に準備しなければなりません。

さらに、市場には確かに多くの支援を提供できる AI ツールがありますが、使用手順が定められていないため、検索とスクリーニングに時間を費やす必要があり、不便です。確かに、予期しない状況に対処するにはワークフローが重要です。

慎重に調査した結果、多くの人が仕事で完全に記憶に頼っており、ワークフローの習慣を確立していないことがわかりました。タスクを完了した後、それをレビューするのが面倒になり、次に同様のタスクに直面したときに同じ問題に遭遇することになります。

私のエネルギーが目に見えないブラックホールに飲み込まれないように、いくつかの経験をまとめてみました。

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まず、この質問について考えてみましょう。ワークフローを柔軟に調整することがなぜそれほど重要なのか?

ただ時間を節約するためですか?このように考えるのは単純すぎます。新しいメディアで働くプログラマー、フリーランサー、デザイナー、友人のことを考えてみましょう。彼らの仕事は創造性にあふれており、常に変化する環境の中で、仕事の効率性と革新性を維持することが非常に重要です。

ソロス氏は著書『Fooled by Randomness』の中で、ルーチンを破り、毎日を白紙の状態から始めるようにワークフローを設計したと述べています。この考え方は、常に変化する株式市場に立ち向かう上で非常に重要です。

私は独自のメディアを運営しているため、仕事は複雑かつ困難です。コンテンツを制作するだけでなく、人々と出会うことも必要です。同時に、長期にわたるクライアントへのサポートも提供する必要があり、そのためには時々情報を記録する必要があります。

つまり、私のワークフローは気を散らすものに対処することです。

落ち着き、集中、フォーカス、これらの言葉は人の資質について語っているように聞こえますが、これらを仕事のプロセスの一部にするにはどうすればよいでしょうか?焦らないで、私がなぜこう言うのか聞いてください。

まず、注目度についてです。知っていましたか？ニュースや日常生活などの断片的な情報は常に私の集中力を試します。ビッグデータやアルゴリズムの推奨に対抗するために個人の意志力に頼るのは困難です。

第二に、作品そのもの。私の一日のうち、情報の記録、人との面会、ソフトウェアの使用はそれぞれ時間の約 30% を占めています。人と会うのは比較的簡単ですが、情報を記録するときには迷子になりやすいです。

例えば：

地下鉄に乗っているときや誰かを待っているときに何かを読みます。良いコンテンツに出会ったらお気に入りに追加できますが、読み終わったらすぐに読んだ内容を忘れてしまい、内面化や吸収に大きな影響を与えます。

コンピュータの前でも同じことが言えます。何かを探しているときに、瞬く間にウィンドウが切り替わるので、迷ってしまうことがあります。時々、探しているファイルが何であるかを突然認識することがあります。頻繁なタスク切り替えによって生じるこの集中力の低下は、単にコンピューターの電源を切るほど簡単には対処できません。

3. 脳の過負荷の問題。コンピュータに十分なメモリがない場合と同じように、非常に簡単です。脳は緊張状態にあることが多く、常にバックグラウンドで集中しているように感じられます。夜寝るときに仕事の夢を見て不安になることもあります。

そのため、情報過多の時代では、周囲の物事に気を取られてしまいがちです。集中しようと努力し、平静を保ち集中力を高める方法を学ぶことはスキルであるだけでなく、無意識のうちに心の流れを変え、常に変化する環境や仕事の要求に適応するのに役立つ方法でもあります。

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仕事の効率を上げるために、私はいつもToDoリストを使っています。

最初の方法は簡単です:

私は毎日やるべきことのリストを作成し、完了した項目ごとにチェックを入れました。しかし、時間が経つにつれて、同時に複数のプロジェクトを進め、複数の役割を果たさなければならなかったため、この方法は少し粗雑であることがわかりました。私は一人の人間ではなく、一つの体に宿る複数の魂です。

例えば：

クライアントや公開アカウント向けの記事を書くときは、タスクツールで自分自身を「量産王」とラベル付けします。こうすることで、個人的な感情を脇に置き、自尊心を抑え、仕事をやり遂げることに集中することを思い出させてくれます。

クライアントがマーケティングやブランドコミュニケーションについて私と話し合うとき、彼らはあらゆる種類の情報を必要とします。他人から投げかけられたさまざまな疑問に冷静に対処すべきだと私に思い出させる「戦略王」というフォルダがあります。

資料を保存するためのフォルダーもあります。ブランドやメディア企業から会議の開催に招待されたとき、必要なものをフォルダー内で直接見つけることができます。さらに、ナレッジ プラネットを管理したり、本を書いたり、コースを作ったりする必要もあります...

仕事の範囲が広がるにつれて、役割も増えていくんですね。すべてのタスクが混在すると、各タスクの進行状況を追跡するのが煩雑になり、困難になります。そこで、私はタスク リストをプロジェクトとアイデンティティごとに細分化し始めました。毎日3〜5個に取り組むことができれば、その日はとても充実感を感じるでしょう。

それで、論理は明確ですか?

ちなみに、仕事をプロジェクトに分割することもできます。あなたの状況が私と似ていて、対処すべきことがたくさんある場合は、プロジェクトとアイデンティティごとにタスク リストを作成してみてください。

このアプローチを採用した後、別の利点も見つかりました。それは、現在の短期目標、今年行うべき重要なこと、長期的な開発計画をより明確に把握できるようになったことです。

しかし、問題は、タスクがリスト化されたら、実際にプロセスに従って実行されるかどうかです。

実際、通常はそうではありません。

最も明らかな視覚的影響の 1 つは、起動の難しさというジレンマに陥ってしまうことです。

締め切りが迫っていて不安を感じているのに、椅子が体に張り付いているように感じて立ち上がれないという状況を想像してみてください。

20 分後、ようやく立ち上がって、長い間先延ばしにしていた仕事を実行することにしました。それをやらないと、設定されたワークフローが崩れてしまうと感じます。したがって、始める前に奇妙なアイデアが浮かぶかもしれません。

例えば：

机を片付けて、コーヒーを淹れて、気持ちを切り替えて、静かな場所を見つけなければなりません…

タスクを完了するには本当に多くの準備が必要ですか?もちろん、情報収集行為と同様に、ある程度の準備は必要ですが、他の準備も意味があるように思えます。

問題は、準備作業が果てしなく続くため、エネルギーを消費しすぎて、結果として実際に作業を開始する時間が常に延期されてしまうことです。多くの場合、実際に行動を起こすよりも準備に多くの時間を費やします。

また、準備は完了するタスクとはほとんど関係がなく、満足感があるように見えるかもしれませんが、実際には ToDo リストの項目を 1 つ増やすことには役立ちません。

タスク効率の向上という観点から見れば、 「準備作業」のほとんどは、本人が意識していない行動であり、着手しづらいことの表れに過ぎないことを認めざるを得ません。

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また、ToDoリストがあっても、優先順位通りに物事が進められないこともあります。私もなぜだろうと疑問に思い、後に 4 象限ルールを学んだ後、その答えを見つけました。それは、その行動がまだ習慣になっていないということだったのです。

私は時間的なプレッシャーのため、重要だが緊急ではない仕事をよく先延ばしにしてしまいます。時々、私は単純で簡単なことをする傾向があります。やるべきことの数は減るかもしれませんが、主な目標を達成するための最善の方法ではありません。

例えば：

会社に到着したとき、グループにはすでに 99 件以上のメッセージがありました。次の会議は30分後に始まるので、いくつかの緊急の仕事を急いで処理することしかできませんでした。

ToDo リストを開いて、最初から最後まで目を通すと、この件は非常に緊急であり、その後の作業の進行に影響する、または、前回この件のせいで問題が発生したので、非常に重要であると思われる、といった心の中のコメントが浮かびます。

最後の項目を見ると、最も重要かつ緊急なタスクを実行する必要があることがすでにわかります。しかし、一目見てみると、リストの真ん中に、簡単で時間がかかりそうにない毎日のタスクがあることがわかります。おそらく最初にそれをやろうと決めるでしょう。

なぜ？

安楽を求め、危険を避けるのは人間の本性です。この選択プロセスは一日中続き、午後 5 時になると、より重要なタスクを完了するための時間を作れなかったことでイライラし、自分を責めるかもしれません。

そうなると、残業するか、明日に延期するかの選択を迫られます。明日を選べば、新たなサイクルが始まる…

そのため、困難に直面すると、さまざまな言い訳や理由が生まれ、最も重要なタスクに直接取り組むよりも、それほど重要でなかったり緊急でなかったりすること（実際に行うよりも少し簡単なものもある）から先に作業することを好むようになります。

結局、タスク リストを設計して反復タスクを半自動化するという目標からどんどん遠ざかり、それは単なる装飾、表面的なツールになってしまいました。それで、根本的な原因は何でしょうか?

• 精神的な前提の難しさ
• 不明瞭なプロセス

タスクを開始することの難しさとタスクを完了することの間には、「不本意の谷」があります。何かが難しくて、膨大な時間の投資が必要だと思ったら、私はそれを延期します。これには、精神的な困難と実行上の困難が含まれます。前者は区別しやすいが、後者はほとんど認識されない。

例えば：

設計やコードの記述、AI ナレッジ ベースの構築を行っている私の友人の中には、最初は私と同じように、重要でないことに過度に注意を払っていた人もいます。たとえば、ツールや方法の調査に多くの時間を費やします。

結果はどうですか？長い間懸命に努力したにもかかわらず、成果は得られませんでした。後になって、それは私の想像力が発達しすぎていたからだと気づきました。一生懸命働いても、間違った方向に進んでいたら意味がありません。

脳は非常に強力です。

タスクを受け取ると、実行プロセスと起こり得る結果をすぐに想像できます。複雑なコミュニケーション、大量の退屈な情報の収集、不快な会話、不確実な展開、そして失敗の可能性のある結果はすべて、頭上に山が押し付けられているように感じられました。

事前に設定できるこの能力は、私たちの祖先が潜在的な危険を認識し、何度も危機を回避するのに役立ちました。好奇心は脳を駆り立て、地図上のすべてのノードを明るくして、安全だと感じさせます。しかし、あらかじめ設定された考え方から抜け出すことができなければ、常にプロセスの中にとどまることになります。

目標管理システムと目標管理システムを構築することは、本質的には最終目標へのチャネルです。

目標は何らかの出力形式でなければなりません。出力は外向きです。スピーチをしたり、アイデアを議論したり、計画を実行したりすることは、すべて他の人に直接影響を与えることができます。

出力は暗黙的に行うこともできます。決断を下し、習慣を身につけ、思考の枠組みを確立すること、これらはすべて、主に認知と行動を変えることを目的としています。すべての外部出力は内部基盤の上に構築されます。

効率性の核となるのは、摩擦を減らし、情報を素早く学習して理解するのに役立つ、安定した信頼性の高いプロセスです。こうすることで、肯定的なフィードバックを得ることができます。

したがって、内部化された知識と出力を基準にしないと、すべて内部消費になってしまいます。

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そこで疑問になるのが、合理的なプロセスをどのように設計するかということです。ポイントは3つあります。

1. ターゲット周辺のツールを分解する
2. 5分間の魔法
3. AIへの小さな一歩

まず第一に、このプロセスは本質的に国境を越えたものです。プロジェクトを完了するには、複数のソフトウェア ツールを使用する必要があります。

たとえば、PPT を作成するには、事前に Word を使用してテキストを処理し、次に PS を使用してグラフィック要素をデザインする必要があります。各ソフトウェアは特定のタスクの処理に優れているため、すべてのニーズを完全に満たすことは期待できません。

効率的なワークフローとは、さまざまなソフトウェアを連結して、各ツールが最高のパフォーマンスを発揮し、最大のパフォーマンスを達成できるようにすることです。

ここが多くの人が誤解しているところです。彼らは「オールインワン」を期待しています。 1つは何ですか?つまり、 1 つのソフトウェアがすべての要件を満たしていても、それだけでは不十分な場合は、プラグインもインストールする必要がありますが、これはワークフローと効率を妨げるため好ましくありません。

次のシナリオを想像してください。

ある日突然、あなたのリーダーがあなたにマインドマップをすぐに作成するように頼みました。あなたの最初の反応は何でしたか?どのソフトウェアを使用していますか?私なら、まず AI ソフトウェアを使ってドキュメントを整理し、主要なフレームワークを抽出し、そのフレームワークをマインド マッピング ソフトウェアにインポートして、すばやく作業を完了します。

オールインワンが必要な場合はどうすればいいですか?ソフトウェアとドキュメントを同時に確認し、トピックを決定し、一度に 1 つのブランチを入力する必要があります。完了するまでに半日かかる場合があります。

簡単に言えば、私たちの仕事はソフトウェアによって提供されるフレームワークと機能によって制限されることになります。私たちはツールそのものに焦点を当てるべきであり、その使い方に焦点を当てるべきではありません。特定のソフトウェア機能がどれほど強力であるかに注意を払うべきではありません。私たちはその最も有利な側面にのみ焦点を当て、その利点を有効活用すべきです。

5分間の魔法とは何ですか?

方法は非常に簡単です。まず、5 分しかかからないタスクを自分に設定してください。 5 分後、続行するか停止するかを自由に選択できます。利点は、長いタスクを 5 分間の短いタスクに変換できることです。これにより、それほど困難に感じなくなり、ストレスも大幅に軽減されます。

通常、5 分間行動を起こした後、もう少し長く行動できることに気づきます。ちなみに、5分という小さなステップについては、人工知能に処理を任せることも検討します。

たとえば、公開情報を検索するには、特定のソフトウェアを使用します。キーワードを入力してチャットボックスを設定するだけです。次回使用するときには、複雑な設定をし直す必要がなく、質問するだけで済みます。

たとえば、一部のデザイン ソフトウェアでは、配色やフォントを直接提供できます。プロジェクトのテーマとスタイルを入力するだけで、AI がそれを実行し、手動で組み合わせる労力を節約できます。

しかし、境界を超えた創造的な作業の場合、人工知能によって提供されるソリューションは常に限られているため、少なくとも反復的なタスクを半自動化するという目標は達成できます。

毎週末と月末には、完了したタスクを確認する時間を取ります (EMO だけに集中しないでください)。完了したタスクは削除しません。レビューする際には、前回の作業を振り返り、反復的な効率化の余地があるかどうかを確認します。その後、さまざまなプロジェクトの現在の進捗状況を考えて更新します。

これにより、タスクが常に最新の状態になり、現在のステータスに沿っているため、より断固として明確に実行できるようになります。

要約すれば

「AI＋自動運転」が人々に自由を与える。

この方法は完璧ではなく、実行上の問題もいくつかありますが、目標を念頭に置いてワークフローを確立し、徐々に習慣を身に付けていくと、仕事は確実に改善され、大きく進歩します。

著者: 王志遠;出典公開アカウント: 王志遠 (ID: Z201440)