2023年も半分が過ぎましたが、半年ごとのレビューはどのように実施すればよいでしょうか?

年初に策定された作業計画はどのように実行されていますか?期待通りでしたか?仕事がうまくできたかどうかを判断するためには、「レビュー」をする必要があります。この記事の著者は、3 つの企業役割の観点から、異なる次元の役割をどのように見直すべきかを説明しています。一緒に見てみましょう。

6月も終わりに近づき、2023年もすでに半分が過ぎました。年初に策定された作業計画はどのように実行されていますか?期待通りでしたか?仕事がうまくできたかどうかを判断するためには、「レビュー」をする必要があります。

レビューすることと要約することは違います。要約とは、イベントが完了した後に分析から導き出された結論であり、最終結果に焦点を当てます。レビューでは、分析的な結論だけでなく、プロセス全体の推論、問題の発見、経験からの学習、根本原因の発見、ルールの検討と要約も必要です。

つまり、簡単に言えば、適切なレビューを行うことで、3 つの大きなメリットが得られます。

まず、間違いを繰り返さないようにする

「ミスを繰り返さないこと」が復習の第一の目的です。レビュープロセスでは、過去を振り返って問題を見つけることで、間違いから学び、同じ間違いが再発するのを防ぎ、成功率を高めることができます。

2番目に、正しい方向を見つける

間違った方向に向かっていると、どんなに努力しても目的地にたどり着くことはできません。要約とレビューのプロセスは、実際には、移動中に GPS を常にチェックして、軌道が正しいルート上にあるかどうかを修正するのと同じように、すべてのリンクのエラーを修正するプロセスです。

第三に、方法論を確立する

振り返りとは、過去に行ったことを全体的に整理し、振り返ることです。深く考えた後、すべての経験ポイントをつなぎ合わせます。時間が経つにつれて、物事を行うための慣れ親しんだ思考システムと方法論が形成されるでしょう。次回同じ問題に遭遇したときには、落とし穴を回避し、効率を向上させることができます。

誰もがレビューする必要がありますが、全員のレビュー内容が同じことに焦点を当てているとは限りません。上司、管理者、従業員はそれぞれ役割が異なるため、評価の次元も当然異なります。

それでは、さまざまな役割を1つずつ確認する方法について説明します。

1. 上司は状況をどのように評価しますか?

企業の責任者として、会社全体の発展に責任を持ち、企業の成長と収益性、そしてチームと従業員の育成を考慮する必要があります。

したがって、レビューの中核は、今年の運営目標、コスト削減と効率改善の達成、チームの最適化という 3 つの側面から始める必要があります。

まず、上半期の事業状況を振り返ってみます。昨年と比べて増加ですか、減少ですか？主な理由は何ですか?このプロセスには、会社の中核幹部間の徹底的な議論と分析が必要です。

それでは、その振り返りを踏まえて、下半期の事業目標は何でしょうか?目標を達成するためのあらゆる方法、戦略、道筋について考えます。考慮すべき重要な問題がいくつかあります。

新製品の開発は必要でしょうか？
旧製品の販売利益をどの程度増やす必要があるでしょうか?
主な事業とコアコンピタンスは何ですか?
どのような新しいコラボレーションが可能でしょうか?
どのような新しい領域を拡大する必要があるでしょうか? （例：プライベートドメイン、有料会員）

このレビュープロセスでは、各部門の上級管理職、特に財務担当役員の共同作業が必要であり、各部門の今年の支出と収益性を分類し、最適化が達成できるかどうかを分析する必要があります。例えば：

営業部: 1 回の販売で平均どのくらいの利益が得られますか?増やせば売上実績は上がるのか？
製品部門：新製品の開発にはどれくらいの費用がかかりますか？どれくらいの利益がもたらされるのでしょうか?
チャネル部門：新しいチャネルを拡大することで、どの程度のビジネス成長が期待できますか？

戦略は上司の空想です。戦略が正しいかどうかを判断する唯一の方法は、上司がその戦略を実行するチームを持っているかどうかです。チームが基盤です。このレビューには、人事部門の責任者との徹底的な議論と人的効率の分析が必要です。考慮すべき重要なポイント:

さまざまな部門のポジションを最適化するにはどうすればよいでしょうか?
どのポジションを埋める必要がありますか?
どの従業員を削減する必要がありますか?
雇用促進制度を改善するには？

上記は、上司がレビューを実施する際に慎重に考慮すべき 3 つの事項です。

2. マネージャーはどのようにレビューしますか?

経営者にとって、チームの内部レビューを実施し、従業員の作業状況を明確に把握し、独自の目標や計画の設定を容易にすることが特に重要です。同時に、従業員同士がお互いの業務内容を理解し、業務協力を円滑に行うことも可能になります。

チームが効果的なレビューを実現し、その後の進歩の目的を達成できるようにするために、ここでは 3 つの段階を含む「3 段階レビュー方式」が推奨されます。

1. フェーズ1: 準備

マネージャーは、チームの上半期の業務内容に基づいてレビュー会議を開催し、レビューの形式を設計します。部門メンバーに通知する必要がある事項はいくつかあり、会議の時間、場所、参加者、会議で報告する必要がある内容、レビューの目的と期待される結果を明確にすることなどです。

2. フェーズ2: レポート

報告の順序は部門やプロジェクトごとに分かれており、下位から上位へ、スペシャリスト、スーパーバイザー、ディレクターの順に報告されます。レビューのロジックを統一するために、 GRAI レビュー方法に従って次のように要約できます。

目標（目標の確認）：年初時点の目標と期待は何ですか。
結果（評価結果）：当初の目標と比較した優れた点と欠点は何ですか。
分析: 主観的側面と客観的側面の両方を含めて、プロジェクトの成功と失敗の理由を要約します。
インサイト（分類要約）：上記の分析を通じて、下半期に実行できるより効率的で定期的な方法と対策を見つけることができます。

たとえば、企業が新しいメディアアカウントを開設したとします。上司の視点を例に挙げてみましょう。

レビュー目標: 新しく開設したアカウントのフォロワー数が 100,000 人に達すること。
評価結果: アカウントは運用開始から1年経ってもフォロワー数が50,000人しか獲得できませんでした。
理由の分析：アカウントの位置付けが間違っていますか？操作方法が間違っていますか?計画通りに厳密に運営されていないのですか?開封率や共有率などのデータに基づいて具体的な理由を分析します。
分類の概要: 間違ったトピックを選択していますか、それともトピックを最適化していますか?位置が間違っており、調整が必要ですか?来年の業務要件について結論を出します。

この段階で重要なのは、良い面や悪い面だけに焦点を当てるのではなく、経験と教訓を要約し、フォローアップの行動計画のプロセスを提案し、報酬と罰を明確に区別することです。

3. フェーズ3: 作業の推進

レビュー終了後は、レビュー結果を整理し、反省点、行動計画、経営改善提案などを関係するチームメンバーに送付します。文書や資料は社内文書にアップロードされ、従業員が後から確認して使用できるようになります。

新たな対策の実施後は、定期的に効果を評価し、実態を踏まえた上でその後の改善策を検討していきます。レビューの結果を実際に実行に移し、チームの前向きな発展を確実にします。

以上が管理者向けのレビュー方法です。マネージャーとしては、チームの成功こそが本当の成功なので、従業員の個人的な成長と向上にもっと注意を払うべきです。

3. 従業員はどのように評価しますか?

従業員のレビューでは、実際の作業内容を強調し、プロセス、結果、データを明確に提示して、リーダーが従業員の作業をすぐに理解できるようにする必要があります。何が達成されましたか?曖昧な記述やデータのない結果は避けてください。

ここでは、CVMA メソッドに従ってレビューできます。

1. 比較: 目標と結果を確認する

まず、年間を通しての仕事を仕事のプロジェクトごとに整理し、自分がどのリンクに関わったかを確認します。次に、目標、担当業務、作業完了結果、目標達成状況など、プロジェクトごとに行われた具体的な作業をリストアップします。例えば：

プロジェクト：Tik Tokアカウント運営
目標：1年以内にフォロワー数を10万人に増やす。
責任: 毎月 20 本のスクリプトを作成します。
作業完了結果: 1 か月あたり 15 本のスクリプトが作成されました。
目標達成状況：1年以内にフォロワーを5万人増やす。

下の表に記載されているタスクを入力すると、目標と結果をより直感的に比較できます。

2. 価値: 価値と重要なステップを評価する

2 番目のステップは、担当している作業の重要性を評価し、長所と短所をまとめることです。これに対する答えは次の質問で得られます。

私が担当している仕事はどんな価値をもたらすのか？
どのプロセスが最適化されましたか?
どのようなコストが節約されましたか?
どのチャネルが拡張されましたか?
完了しなかった手順はどれですか?今後どのように改善していくのでしょうか?

たとえば、私はDouyinプロジェクトのスクリプト作成を担当しています。スクリプトの SOP プロセスを確立し、執筆効率が 20% 向上し、初心者でも使いやすくなりました。関連するスクリプト 100 個のコンテンツライブラリを確立し、スクリプト編集の効率が向上しました。トピックの選択にはいくつか欠点があり、今後は 30 個のアカウントを分析して適切なトピックを選択する予定です。